Sumário
Muito poucas pessoas gostam contabilidade ou contabilidade, e ainda menos conseguem fazer bem. No entanto, esses são os processos principais para qualquer negócio bem-sucedido, e a falha em acompanhar as tarefas de contabilidade e guarda de livros significa problemas—e não apenas com as autoridades fiscais.
Se você perder o controle das despesas, estará pagando impostos em excesso, se conseguir se manter no negócio o tempo suficiente para chegar à época de impostos. De fato, como você pode esperar tomar as decisões estratégicas certas sem entender coisas simples como a estrutura de custos do seu negócio?
Sem as tarefas básicas de contabilidade e guarda de livros concluídas, e concluídas bem, boa sorte para passar a tarefas mais difíceis, como analisar sua economia unitária ou realizar uma análise de preços.
É por isso que você precisa de ferramentas contábeis ótimas ao trabalhar em seu negócio. A ferramenta contábil ideal eliminará a monotonia e a adivinhação das tarefas de guarda de livros para que você possa se concentrar em assuntos mais importantes. É por isso que vamos fornecer uma lista de todas as melhores ferramentas contábeis para pequenas empresas neste artigo, para que você possa encontrar a seleção de ferramentas contábeis que se adequa às suas necessidades, desde guarda de livros básica até previsão financeira e muito mais.
Ferramentas de contabilidade e ferramentas de previsão andam de mãos dadas para garantir que você tenha todas as GAAP (Princípios Contábeis Geralmente Aceitos) e métricas financeiras específicas de SaaS métricas financeiras ao seu alcance necessárias para tomar as melhores decisões estratégicas para seu negócio.
Quais são as funções da contabilidade?
Antes de fornecermos uma lista das melhores ferramentas contábeis, vamos considerar as principais funções da contabilidade. Contabilidade é o processo de registrar e relatar as informações financeiras da sua empresa.
Pode ajudá-lo a determinar informações simples, mas importantes, como quanto dinheiro está entrando ou quais são suas despesas. Além disso, pode ajudá-lo a manter o controle das despesas, prever sua estratégia de crescimento e minimizar sua carga fiscal. Aqui estão quatro funções específicas da contabilidade.
1. Orçamentos
Os orçamentos são diretrizes predefinidas sobre quanto sua pequena empresa pode gastar com segurança durante um período. Embora os orçamentos possam ser flexíveis e você possa acabar gastando mais ou menos dinheiro do que foi alocado em seus orçamentos mensais ou anuais, ter uma ideia aproximada de quanto você se sente confortável em gastar ajudará a evitar que suas despesas saiam do controle.
2. Análise de alocação de custos
Este é um processo de contabilidade gerencial usado para determinar como sua pequena empresa aloca custos a bens ou serviços específicos. Isso inclui os custos diretos, como materiais e mão de obra, bem como os custos indiretos, como overhead.
Entender sua alocação de custos oferece uma ideia melhor dos custos marginais de seus bens ou serviços e, portanto, do preço que você precisa cobrar para garantir lucratividade a longo prazo.
3. Demonstrações Financeiras
A cada período, sua empresa precisará gerar demonstrações financeiras. Embora a elaboração dessas demonstrações financeiras possa ser compelida por autoridades fiscais ou outras autoridades regulatórias, mesmo que não fosse o caso, você gostaria de fazer porque elas oferecem uma ótima compreensão da sua empresa.
As três principais demonstrações financeiras são a demonstração de posição financeira, demonstração de resultado, e demonstração de fluxo de caixa. Essas demonstrações informam sobre os ativos, patrimônio e passivos de sua pequena empresa, a receita, despesas e lucro líquido de sua pequena empresa, e o fluxo de caixa líquido de seu negócio, respectivamente.
4. Previsão
A previsão nem sempre está associada à contabilidade. É o processo de fazer um inventário da sua situação financeira atual, como ela mudou ao longo do tempo, as condições prevalecentes do mercado e qualquer outra informação relevante e depois projetá-la para o futuro.
Isso ajuda sua pequena empresa a planejar orçamentos futuros, alocar custos e executar todas as outras funções do dia a dia do negócio de uma forma que maximize o lucro.
Apesar da importância da previsão como uma tarefa contábil importante, é um componente frequentemente negligenciado das ferramentas contábeis para pequenas empresas. É aí que o Baremetrics entra.
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Baremetrics fornece um painel fácil de ler que oferece todas as métricas-chave para seu negócio, incluindo MRR, ARR, LTV, total de clientes e muito mais, diretamente em seu painel Baremetrics.
Quais são os recursos que você precisa considerar para ferramentas contábeis?
Cada pequena empresa é diferente, e as funções que elas precisam em suas ferramentas contábeis também são diferentes. Ao selecionar quais ferramentas contábeis melhor atenderão às necessidades de sua pequena empresa, considere os seguintes cinco recursos.
1. Recursos específicos para suas necessidades
Se você não tem produtos físicos, investir em software que apresenta ferramentas de gerenciamento de estoque pode não trazer muito valor para sua empresa. Inversamente, se sua empresa tem funcionários, você vai querer garantir que tenha funcionalidade de folha de pagamento.
Certifique-se de que a coleção de software que você acumula tenha todos os recursos necessários.
2. Facilidade de uso
Se a ferramenta é difícil de usar, desnecessariamente complexa ou exige muito conhecimento anterior de guarda de livros, então, mesmo se tiver toda a funcionalidade necessária, você pode achar que não a usa. Especialmente quando começar, considere um conjunto mais simplificado de ferramentas contábeis.
Além disso, considere começar com software que tenha um período de avaliação gratuita para que você tenha tempo de aprender a usar o produto e se ele trará valor para sua empresa antes de precisar gastar dinheiro.
3. Acessibilidade
Ter acesso à sua assinatura e dados em movimento é inestimável para o fundador de um novo negócio, pois você pode levá-lo com você enquanto se move. A acessibilidade na nuvem é um must have para a maioria dos empreendedores experientes em tecnologia.
4. Preço
Quando você está apenas começando, você precisa trabalhar de forma enxuta, especialmente quando iniciando com recursos próprios.
Encontre o produto que se adequa ao seu orçamento.
Além disso, considere se uma solução baseada em assinatura pode ser melhor do que um maior custo inicial. Se você está gerando receita através de um modelo de receita baseado em assinatura, então a confiança em sua MRR em melhora pode significar que pagar ao longo do tempo é prudente. Manter os custos baixos quando você é um negócio novo é fundamental.
5. Escalabilidade
A maioria dos empreendedores tem como objetivo escalar seus negócios ao longo do tempo. Se você também quer continuar crescendo, tente encontrar ferramentas contábeis que possam crescer com você. A última coisa que você deseja é ter que transferir todos os seus dados para um novo produto a cada alguns anos—se for possível. Essa continuidade de processo o economizará tempo a longo prazo.
Quais são as melhores ferramentas contábeis?
Não existe uma melhor ferramenta contábil—apenas ferramentas que atendem ou não às suas necessidades. De fato, a maioria das pequenas empresas encontrará valor no uso de múltiplas ferramentas diferentes.
QuickBooks é ótimo para suas necessidades fiscais, enquanto Gusto Payroll ajuda com folha de pagamento e Expensify pode ajudar a rastrear suas despesas. A seguir, há um breve resumo de alguns dos pacotes de software contábil populares disponíveis no mercado.
QuickBooks Online: QuickBooks é o pacote de software contábil automatizado completo para pequenas empresas. Ele cuida de guarda de livros, rastreamento de despesas, faturamento, imposto sobre vendas e outras tarefas contábeis.
FreshBooks: FreshBooks é um software contábil baseado em nuvem para funções de faturamento, guarda de livros e folha de pagamento.
Wave Accounting: Wave Accounting é uma alternativa gratuita para ferramentas de contabilidade mais caras, como QuickBooks e FreshBooks.
Sage Accounting: Sage Accounting é um software de negócios e contabilidade direcionado para pequenas empresas. Ele pode rastrear pagamentos e despesas, definir lembretes automáticos para pagamentos e outras informações importantes, gerar relatórios e rastrear estatísticas.
ZipBooks: ZipBooks é um software gratuito de contabilidade e faturamento online. Ele ajuda você a simplificar tarefas contábeis e obter insights sobre as operações do seu negócio.
TurboCASH: TurboCASH é um aplicativo de contabilidade de código aberto que atende a pequenas empresas. Ele também permite que você compartilhe dados com pessoas relevantes na nuvem.
KMyMoney: KMyMoney é um gerenciador de finanças pessoais gratuito direcionado para pequenas empresas. Ele possui muitas ferramentas e recursos financeiros fáceis de usar.
Xero: Xero é um software de contabilidade baseado em nuvem gratuito direcionado para pequenas e médias empresas. Ele também oferece uma maneira fácil de gerenciar transações.
FreeAgent: FreeAgent é um software de contabilidade baseado em nuvem que facilita a colaboração entre pequenas empresas e seus contadores.
Gusto Payroll: Gusto Payroll é um software de folha de pagamento online que atende a equipes de RH.
Este resumo dos principais recursos do Gusto foi coletado pela Crazy Egg. Saiba mais em seu análise recente.
Expensify: Expensify é um sistema de contabilidade escalável que atende às necessidades de um negócio de qualquer tamanho. Ele permite que você gerencie seus recibos e envie facilmente despesas comerciais para reembolso e aprovação.
Preveja ganhos com Baremetrics
Os serviços de software acima atendem a muitas das principais funções da contabilidade. Com este pacote de software, você pode criar e rastrear orçamentos, gerar demonstrações financeiras e manter a conformidade fiscal.
No entanto, previsões são frequentemente negligenciadas. Baremetrics preenche essa lacuna fornecendo 26 métricas sobre seu negócio, como MRR, ARR, LTV, total de clientes e muito mais.
Baremetrics fornece as informações necessárias para prever o crescimento. Ele calcula tudo desde MRR para taxa de cancelamento mensal.
Usar Baremetrics facilita previsões financeiras para empresas SaaS, e você pode começar um teste gratuito hoje.
