Sumário
Um contador é responsável por manter informações precisas e atualizadas sobre a saúde financeira de seu negócio.
Embora contadores e contadores compartilhem algumas funções, por exemplo, preparar declarações fiscais ou produzir demonstrações financeiras de final de ano, o dever principal de um contador é manter as finanças básicas diárias em ordem.
Isso geralmente é realizado com o sistema de contabilidade de dupla entrada discutido abaixo.
Contabilidade: O que não fazer
Quando comecei meu negócio B2B online, minha "contabilidade" consistia em guardar todas as faturas em um pote de conserva junto com um pedido de desculpas ao meu contador a cada ano.
Isso não apenas significava um abril estressante, mas também significava que eu perdia despesas válidas, não tinha ideia de quanto dinheiro eu estava gastando dia a dia e não tinha dados acionáveis sobre minha empresa que pudessem ser usados para planejamento estratégico. Obviamente, não recomendo isso, mesmo que um pepino em conserva ainda seja um ótimo lanche.
Fui resgatado (à força) por um banqueiro. Eles me disseram claramente que meu "sistema" de contabilidade resultaria em uma negação de meu empréstimo bancário no curto prazo e no potencial para problemas fiscais no longo prazo.
Afinal, registros bem mantidos são o único antídoto para uma auditoria fiscal.
Junto com recomendações de pacotes de software de contabilidade disponíveis, meu conselho favorito deles foi tirar os recibos do meu pote de conserva semanalmente, registrar todas as informações em uma planilha, escrever um número no topo do recibo para fácil referência cruzada e depois colocar o recibo em um álbum de fotos como backup.
(Dica: use um código que inclua letras indicando o tipo de despesa, a data e um número começando em 0001 para ordená-los durante o ano.)
É claro que existem aplicativos que você pode usar para fazer upload de imagens de seus recibos para manter todos os arquivos digitais, mas eu discutiria isso com um contador antes de descartar os recibos originais.
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Mas e se você tiver muitos recibos e faturas para conseguir fazer isso?
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Antes de entrarmos em por que você precisa de contabilidade, vamos examinar alguma terminologia básica usada em contabilidade. Independentemente de estar pensando em fazer um curso de contabilidade, buscando um trabalho de contador ou apenas querendo organizar seu negócio, os seguintes são termos que você encontrará regularmente e deve entender.
Terminologia Chave de Contabilidade
- Contas a Pagar é a conta usada para rastrear todo o dinheiro que você deve a fornecedores. Essa é tipicamente uma dívida de muito curto prazo, geralmente a ser paga em 90 dias ou menos, dependendo do contrato, por débito de longo prazo (uma linha de crédito) ou um ativo (dinheiro). Um exemplo pessoal é seu cartão de crédito: você pode pagar por uma nova mesa com seu cartão de crédito hoje e depois pagá-lo com sua conta corrente no próximo mês.
- Contas a Receber é conversamente a conta de todo o dinheiro que é devido a você pelos clientes. Dependendo do seu ciclo de faturamento, se você usa um aplicativo de terceiros para processar pagamentos, etc., esse é tipicamente dinheiro que você pode esperar que chegue em sua conta corrente nos próximos um ou dois meses. Contas a receber de uma empresa são as contas a pagar de outra. Enquanto você registra o custo dessa mesa em suas contas a pagar, o banco está registrando sua dívida de crédito em suas contas a receber.
- Ativos são tudo o que sua empresa possui. Isso pode ser qualquer coisa, desde um prédio comercial até clipes de papel, desde as contas a receber acima até qualquer propriedade intelectual que você criou. Os ativos podem ser comprados com seus investimentos e lucros (patrimônio) ou empréstimos (passivos), portanto Ativos = Passivos + Patrimônio.
- Balanço Patrimonial: O balanço patrimonial é uma das quatro principais demonstrações contábeis, junto com a demonstração de renda, fluxo de caixa demonstração de fluxo de caixa e demonstração do patrimônio dos acionistas. Ele detalha a situação financeira de seu negócio em um momento específico. O balanço patrimonial ajuda a mostrar o que seu negócio possui e deve, com seus ativos à esquerda e os passivos e patrimônio à direita.
- Capital é todos os ativos da empresa atualmente disponíveis para investir, gastar, etc. Pode ser usado para entender a saúde financeira de sua empresa, pois mais capital ajuda sua empresa a ser ágil ao enfrentar novas condições de mercado.
- Custo dos Produtos Vendidos é quanto seu produto custa diretamente. Isso inclui o trabalho e os materiais que você coloca em cada produto, mas não todos os custos indiretos, como distribuição e vendas.
- Ativo Circulante são todo o seu dinheiro e qualquer coisa que possa ser transformada rapidamente em dinheiro. Isso inclui dinheiro, investimentos, estoque e contas a receber.
- Passivos Circulantes são todas as suas dívidas que precisam ser pagas em futuro próximo. Isso inclui empréstimos de curto prazo do banco e contas a pagar.
- Depreciação é a diminuição no valor de um ativo ao longo do tempo devido ao desgaste ou simplesmente pela idade.
- Contabilidade de Dupla Entrada é um sistema que permite rastrear todos os ativos, passivos e patrimônio. O contador registra cada transação duas vezes em dois diários diferentes, uma vez à esquerda ("débito") e uma vez à direita ("crédito"). Além de evitar erros, a razão pela qual cada transação é escrita duas vezes é para fornecer uma visão mais honesta de sua empresa. Se você gasta $300 em um cartão de crédito para comprar uma nova configuração de iluminação para fotografar seus produtos para sua loja online, então sua empresa não fica magicamente vale $300 mais. Tem um novo ativo de $300 a ser colocado no lado do débito de uma conta, mas também tem um passivo correspondente de $300 a ser colocado no lado do crédito de outra conta.
- Patrimônio Líquido é todo o dinheiro que você investe na empresa e todos os lucros acumulados (ou seja, o lucro que você não paga a si mesmo para viver). Junto com passivos, é a forma principal de você financiar suas atividades comerciais. Seu patrimônio total é aproximadamente quanto dinheiro você ganharia se liquidasse seu estoque, vendesse todos os seus ativos e quitasse todas as dívidas.
- Despesas são todas as coisas nas quais você gasta dinheiro para operar seu negócio. Isso pode incluir aluguel, serviços públicos, salários e até juros sobre suas dívidas.
- Demonstração de Renda: A demonstração de renda é uma das quatro principais demonstrações contábeis junto com o balanço patrimonial acima. Ao contrário do balanço patrimonial, que é um retrato da saúde financeira de sua empresa, a demonstração de renda cobre um período de tempo. Mostra todas as suas receitas e despesas durante esse tempo e (esperançosamente) a diferença positiva entre elas, que é sua renda.
- Inventário inclui todos os itens que você comprou para revenda, mas que ainda não foram vendidos.
- Diários são usados pelos contadores para registrar todas as transações diárias. Cada conta, por exemplo, as contas a pagar e a receber mencionadas acima, tem seu próprio diário. Eles são usados pelo contador ao executar contabilidade de dupla entrada.
- Passivos são apenas as dívidas que você deve. Variam de contas a pagar devidas nos próximos dias a hipotecas que você pagará por décadas (e empréstimos estudantis para sempre).
- Folha de Pagamento é a maneira como você paga seus funcionários, se sua empresa tiver algum. Essa é uma função de trabalho importante do contador porque ele precisa manter registro não apenas do dinheiro devido aos funcionários toda sexta-feira, mas também da quantidade que precisa ser retida para o governo e de todo o outro dinheiro devido ao governo. Essa é uma questão importante de impostos e conformidade e deve ser feita com cuidado.
- Receita é o dinheiro arrecadado com a venda de seus bens e serviços. Receita é uma das principais seções da demonstração de resultados.
- Saldo de Verificação é uma maneira de testar se seus registros estão em equilíbrio antes de elaborar os relatórios financeiros e encerrar os livros.
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A importância da escrituração contábil para seu pequeno negócio
Quer você assuma a responsabilidade da escrituração contábil pessoalmente, contrate serviços de escrituração contábil localmente ou online, ou contrate um contador para lidar com esse trabalho, há inúmeros benefícios concedidos à sua empresa.
- Em primeiro lugar, esta é a melhor maneira de evitar uma auditoria, bem como lidar com sucesso com uma se uma autoridade fiscal decidir investigar mais profundamente sua empresa.
- Uma vez em funcionamento, a escrituração contábil economiza seu tempo ao colocar todas as informações financeiras-chave em um único lugar e de forma legível.
- Isso tornará a temporada de impostos livre de estresse (sem mais estresse comendo picles).
- Você pode encontrar padrões sazonais ou outros em sua receita.
- Mudanças repentinas nos hábitos de gastos são imediatamente claras.
- As métricas-chave de sua saúde financeira são mais visíveis, incluindo receita, despesas, lucratividade, etc.
Colocando seus dados de escrituração contábil para trabalhar
Depois que você tiver seus registros em ordem e estiver confortável com a contabilidade do dia a dia, você pode desbloquear o potencial total das informações nessas planilhas através da visualização de dados.
Encontrar padrões ocultos em suas vendas, ver o potencial de crescimento e saber qual produto está prestes a ser a estrela de seu marketplace podem ser feitos usando Baremetrics. Coleta e compilação de dados são apenas os primeiros passos, com análise de dados sendo um estágio necessário seguinte para maximizar vendas e manter-se atualizado sobre essas contas a receber vencidas.
