Os Princípios da Contabilidade SaaS

Este artigo mergulhará nos princípios principais da contabilidade para SaaS. O blog Baremetrics tem toneladas de artigos sobre contabilidade, portanto, certifique-se de conferir alguns dos nossos outros favoritos!

Aqui examinaremos o que torna a contabilidade para SaaS diferente da contabilidade tradicional, bem como:

• Considerações para contabilidade com SaaS, PaaS e muito mais

• Reservas, cobranças e receita

• Balanços patrimoniais

• Demonstrações de resultados

• Demonstração de fluxo de caixa

• Demonstração do patrimônio dos acionistas 

• Obtendo métricas para sua contabilidade

Baremetrics desempenha um papel em sua contabilidade SaaS ao fornecer as métricas necessárias para preencher suas planilhas de demonstrações. 

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O que Torna a Contabilidade SaaS Diferente da Contabilidade Tradicional?

Ao gerenciar uma empresa SaaS, rastrear receita se torna um desafio único. Isso ocorre porque os clientes são cobrados por taxas de assinatura, que podem mudar drasticamente de mês para mês dependendo do modelo de preços. Os clientes frequentemente alteram seu nível de serviço e adicionam ou removem serviços extras, causando uma mudança na MRR desse cliente.

Os produtos SaaS precisam ter um forte controle de seus dados, pois seus negócios mudam rapidamente de mês para mês. Usar ferramentas de métricas de negócios específicas para SaaS é imprescindível ao executar sua contabilidade SaaS.

Considerações principais específicas para contabilidade SaaS

Existem muitas razões pelas quais uma empresa SaaS orientada para o crescimento precisa de contabilidade específica para SaaS:

• Pequenas mudanças na taxa de cancelamento, receita média por usuário, etc. podem causar oscilações massivas no fluxo de caixa.

• Ser capaz de projetar com precisão a receita no futuro pode ajudar seu negócio a manter uma posição de caixa forte para que você não precise procurar por investidores externos.

• Dependendo de sua jurisdição e receita anual, impostos estaduais e federais (e também impostos sobre vendas) podem exigir que você atenda a certos critérios contábeis.

• De acordo com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos dos EUA (GAAP), você não pode reconhecer completamente a receita de seus contratos até que os serviços tenham sido entregues. Com comprimentos de contrato variados, diferentes opções de pacotes, serviços complementares, etc., os negócios SaaS exigem a capacidade e flexibilidade para reconhecer receita de forma consistente com seus acordos.

• Os negócios SaaS também tendem a usar software de contabilidade SaaS específico e ferramentas de dados de outros negócios, até mesmo de outras startups, o que requer que seu contador tenha conhecimento especializado.

• Padrões de contabilidade SaaS iniciais e consistentes podem manter seus dados limpos, precisos, facilmente visualizáveis e acionáveis. Você não quer entrar no hábito de contabilidade ad hoc quando seu negócio é pequeno apenas para descobrir que é uma bagunça cara e difícil de desvendar depois. O melhor é aderir às melhores práticas de contabilidade SaaS desde o primeiro dia.

Contabilidade de Competência vs. Contabilidade de Caixa

Embora tenhamos falado sobre contabilidade de caixa antes, aqui está um breve resumo de contabilidade de caixa versus competência e por que pode ser melhor que sua empresa SaaS use contabilidade de competência assim que tiver capacidade para fazer isso. 

Utilizar ou fornecer negócio "XaaS" complica sua situação fiscal, pois você pode ser obrigado a amortizar receita ou despesas durante um longo período. Por exemplo, se uma empresa paga a você $1200 anualmente pelo seu serviço, você pode precisar reconhecer isso como 12 pagamentos de $100 no final de cada mês conforme os serviços são prestados. É aqui que a diferença entre contabilidade de caixa e contabilidade de competência fica evidente.

Contabilidade de caixa é basicamente o que diz. Você registra receita quando o dinheiro entra em sua conta e registra despesas quando a fatura é paga. Isso simplifica drasticamente seus diários, pois você não precisa se preocupar com contas a pagar ou contas a receber. É especialmente útil para pequenos negócios e empresas que não exigem muito inventário.

• Vantagens

• Simples

• Fácil de saber quanto dinheiro você tem em mãos

• Pode ser vantajoso em termos fiscais 

• Desvantagens

• Difícil de lidar com inventário

• As autoridades fiscais do governo podem não aceitá-la

• Pode tornar a previsão mais difícil

• Pode fazer a empresa parecer mais ou menos lucrativa no papel do que na realidade

Contabilidade de competência utiliza contas a receber e contas a pagar para registrar receita quando são auferidas e despesas quando são incorridas, respectivamente. Isso pode ser complicado, mas a recompensa é uma visão mais clara e precisa da saúde financeira da empresa. Por esta razão, a contabilidade de competência é mais comumente usada por grandes negócios e é a escolha preferida pelas autoridades fiscais.

• Vantagens

• Torna a previsão mais fácil e precisa

• Oferece uma representação mais precisa da saúde financeira da empresa

• Desvantagens

• Complexa

• Requer serviços profissionais de contabilidade e contabilidade

• A empresa pode ter que pagar impostos sobre receitas auferidas, mas ainda não recebidas

Reservas, Faturamento e Receita

Três considerações principais ao trabalhar com contabilidade de SaaS são reservas, faturamento e receita.

Vamos examinar cada uma delas.

Reservas

As reservas representam os compromissos de seus clientes em pagá-lo pelos serviços que você fornece. Essa é uma métrica prospectiva e representa o valor dos contratos que você assinou com clientes em um período especificado.

As reservas podem ser divididas em diferentes subcategorias, incluindo renovações de reservas, upgrades de reservas, novas reservas e reservas não recorrentes (por exemplo, taxas de configuração ou taxas de treinamento). As reservas que têm um período de pelo menos um ano podem ser consideradas com base no valor anual do contrato das reservas, que leva em conta apenas a porção do ano atual do contrato, ou no valor total do contrato das reservas, que é calculado com base na duração completa do contrato. 

Faturamento

O faturamento é o dinheiro que seus clientes lhe devem. São valores de faturas faturadas aos clientes. Geralmente são registrados durante um período, geralmente mensal ou durante todo o ano. 

Se sua empresa SaaS tem alta reserva, mas faturamento mais baixo, isso pode ser um indicador inicial de futuros problemas de fluxo de caixa. Você pode encontrar essas informações facilmente gerando demonstrações detalhadas de fluxo de caixa regularmente, o que é discutido um pouco mais abaixo. Tentar fazer com que clientes mensais se tornem clientes anuais por meio de descontos, ou de outra forma compelling clientes a adiantar seus pagamentos é uma boa maneira de evitar esse problema.

Receita

A receita é a renda que você ganhou fornecendo serviços. Se você estiver usando contabilidade de competência, poderá reconhecer suas vendas conforme os serviços foram prestados. Se você apenas examinar suas reservas e faturamento ao avaliar o desempenho, isso pode levar a números inflacionados. Você não quer estar assumindo lucro mensalmente por meses a fio apenas para descobrir que o cliente não pode mais pagá-lo pelos serviços prestados. De fato, algumas empresas diminuirão suas contas a receber em aberto em alguma porcentagem a cada mês em que estiverem vencidas, assumindo que quanto mais o pagamento for adiado, menor será a probabilidade de verem o dinheiro cair em sua conta.

Falando em receita, por que não conferir nosso artigo sobre como melhorar o crescimento da receita e expandir seu negócio mais rapidamente.

Você deve se inscrever no versão gratuita do Baremetricse comece a monitorar sua receita de assinatura de forma precisa e fácil. Confira as métricas de receita direto no seu painel Baremetrics assim:

As Demonstrações

Existem quatro demonstrações financeiras básicas que cada empresa deve produzir regularmente — não apenas porque as autoridades fiscais o exigem, mas porque elas oferecem uma ideia clara de como sua empresa está e para onde irá, para que você possa se concentrar no que está funcionando. Essas demonstrações são o balanço patrimonial, a demonstração de resultado, a demonstração de fluxo de caixa e a demonstração do patrimônio líquido. 

O balanço patrimonial apresenta as seguintes informações sobre sua empresa:

• Ativos

• Caixa e equivalentes de caixa (qualquer coisa que possa ser convertida em dinheiro rapidamente, por exemplo, investimentos líquidos)

• Inventário

• Contas a receber

• Ativos de longo prazo, incluindo equipamentos, edifícios, móveis, etc.

• Ativos intangíveis (o valor da sua marca, o valor da sua propriedade intelectual, etc.)

• Passivos

• Contas a pagar

• Imposto sobre vendas

• Dívida de curto prazo (por exemplo, cartões de crédito)

• Dívida de longo prazo (títulos emitidos, hipotecas, etc.)

• Patrimônio Líquido

• Patrimônio investido 

• Lucros retidos

Observe que, enquanto o balanço patrimonial mostra onde sua empresa está em um determinado momento, as três demonstrações seguintes são produzidas para um período e mostram como a empresa mudou durante esse tempo.

A demonstração de resultado inclui as seguintes informações sobre sua empresa:

• Receita

• Custo dos produtos vendidos

• Lucro Bruto (receita menos custo dos produtos vendidos)

• Despesas operacionais

• Lucro líquido

A demonstração de fluxo de caixa detalha o seguinte sobre sua empresa:

• Mudanças no inventário

• Outras mudanças no capital de giro 

• Renda operacional

• Investimentos em equipamentos, propriedades, etc.

• Capital adicionado (investimentos) ou removido da empresa (lucros realizados, por exemplo, dividendos)

• Quaisquer empréstimos amortizados ou novos empréstimos contraídos

• Fluxo de caixa líquido, ou seja, a mudança em sua posição de caixa

A demonstração do patrimônio líquido lista o seguinte sobre sua empresa:

• A participação acionária de cada acionista no início do período

• Suas participações acionárias no final do período

• Quaisquer mudanças que possam ter ocorrido nessas posições durante o período

Métricas

As métricas que você pode obter, especialmente ao considerar seus faturamentos, reservas e receitas, a partir de livros bem elaborados baseados nas melhores práticas de contabilidade SaaS são uma parte essencial do sucesso. Considere conferir nosso artigo discutindo quais métricas você deve acompanhar hoje e como Baremetrics pode ajudar com isso.

Baremetrics é uma ferramenta de métricas de negócios que fornece 26 métricas sobre seu negócio, como MRR, ARR, LTV, total de clientes e muito mais.