Sumário
Se você se lembra de nossa discussão sobre contabilidade (onde você pode encontrar definições úteis de muitos dos termos usados aqui), que discute a diferença entre escrituração contábil e contabilidade, a contabilidade é similarmente dividida em contabilidade de competência e contabilidade de caixa.
A contabilidade de caixa é a mais simples das duas. Na contabilidade de caixa, você registra toda a receita e despesas quando o dinheiro entra e sai de sua conta corrente, respectivamente. Este sistema é frequentemente preferido por empresas menores porque requer menos experiência para implementar. No entanto, muitas autoridades fiscais exigem que certos tipos de empresas, assim como aquelas acima de um limite de receita, mudem para o método de contabilidade de competência.
Uma definição básica de competência é que eventos econômicos são reconhecidos quando ocorrem em vez de quando as transações monetárias são realizadas. No método de contabilidade de competência, você registra a receita quando é auferida e despesas quando são incorridas. Isso adiciona complexidade, mas, como mostramos abaixo, definitivamente vale a pena pelo valor agregado de ter uma imagem mais clara de sua empresa.
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Contabilidade de Competência vs. Contabilidade de Caixa
Método de Contabilidade de Exercício
No método de contabilidade de competência, a receita é contabilizada quando é auferida. Isso geralmente ocorrerá antes do dinheiro mudar de mãos, por exemplo, quando um serviço é entregue a um cliente com a expectativa razoável de que o dinheiro será pago no futuro.
Da mesma forma para despesas, elas são reconhecidas quando são incorridas. Isso é feito seguindo o princípio da correspondência.
As entradas de contabilidade de competência exigem o uso de contas a pagar e contas a receber, bem como algumas outras para receita diferida e despesas, depreciação, etc.
- Vantagens da Contabilidade de Competência
- Torna a previsão mais fácil e precisa.
- Fornece uma representação mais precisa da saúde financeira da empresa.
- Desvantagens da Contabilidade de Competência
- É mais complexa.
- Geralmente requer serviços profissionais de escrituração e contabilidade.
- A empresa pode ter que pagar impostos sobre a receita auferida, mas ainda não recebida.
Método de Contabilidade de Caixa
No método de contabilidade de caixa, receitas e despesas são reconhecidas quando o dinheiro é transferido. Este é o sistema usado por indivíduos ao fazer orçamento de despesas domésticas e por algumas pequenas empresas.
- Vantagens da Contabilidade de Caixa
- É simples.
- É fácil saber quanto dinheiro você tem em mãos.
- Pode ser vantajoso do ponto de vista fiscal.
- Desvantagens da Contabilidade de Caixa
- É difícil lidar com estoque.
- As autoridades fiscais governamentais podem não aceitá-la.
- Pode tornar a previsão mais difícil.
- Pode fazer a empresa parecer mais ou menos lucrativa no papel do que na realidade.
Os Dois Princípios da Contabilidade de Competência
Existem dois principais princípios da contabilidade de competência.
- Princípio da correspondência: Este princípio estipula que os contadores devem registrar toda a receita e despesas no mesmo período de relatório.
- Princípio de reconhecimento de receita: Este princípio se refere ao período e à maneira em que uma empresa realiza sua renda. Uma empresa deve reconhecer a receita no período em que foi auferida, e não necessariamente quando o dinheiro foi recebido.
Para um provedor de SaaS com assinatura, isso pode significar dividir o dinheiro recebido de uma assinatura anual nos períodos mensais conforme os serviços são fornecidos. Isso fornece aos auditores uma comparação equivalente da situação financeira de uma empresa que é mais transparente entre setores.
Quais São os Benefícios da Contabilidade de Competência?
A contabilidade de competência fornece às empresas uma visão mais precisa de sua saúde financeira. Como a contabilidade de competência leva a demonstrações financeiras com toda a receita registrada no mês em que foi auferida (princípio do reconhecimento de receita) e todas as despesas alinhadas com a receita que geraram (princípios de correspondência), ela fornece uma visão muito mais precisa da saúde atual da empresa.
Da mesma forma, a contabilidade de competência também permite melhor previsão. Como receitas e despesas são relacionadas uma à outra e ao período correto, tanto agora quanto no futuro, é muito mais fácil ver como a posição financeira de sua empresa está mudando ao longo do tempo e tomar decisões estratégicas com base nas informações.
Contabilidade de Competência para um Negócio SaaS
De acordo com muitas autoridades fiscais, as empresas SaaS devem usar o sistema de contabilidade de competência, que estipula que você registre a receita quando é auferida.
No caso de um fluxo de receita por assinatura, isso significa quando você cumpriu sua parte do contrato de serviço. Considere os dois seguintes cenários de exemplo de receita de assinatura para deixar este ponto claro.
Cenário 1
Sua empresa oferece um desconto aos clientes que pagam sua fatura anualmente em vez de mensalmente. Você tem 10 clientes que optam pelo desconto. Essas faturas totalizam $360.000.
Como você fornecerá serviços a esses clientes por um ano inteiro e seus demonstrativos de renda são elaborados mensalmente, os padrões U.S. GAAP (Princípios Contábeis Geralmente Aceitos) estipulam que você deve mover $30.000 no final de cada mês para sua conta de receita e manter a receita de assinatura não auferida em uma conta de receita diferida, pois você ainda não auferiu o dinheiro.
Cenário 2
Sua empresa cobra dos clientes no final do mês pelos serviços fornecidos durante o mês. A maioria de seus clientes paga dentro do período permitido, mas alguns—devido à sua saúde financeira precária, problemas com o sistema de pagamento, etc.—não pagam no prazo.
Neste caso, você pode estar auferindo $30.000 no final de cada mês, mas pode não estar recebendo tudo até alguns dias, semanas ou meses depois—ou, infelizmente, às vezes não receber.
No primeiro caso, você tem mais dinheiro em caixa do que sua empresa realmente auferiu. No segundo caso, você tem menos dinheiro em caixa do que auferiu, e é possível que nem receba todo o dinheiro que auferiu.
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O mesmo é verdadeiro para despesas, que devem ser reconhecidas quando são incorridas, independentemente de quando a fatura é paga.
Isto é feito associando as despesas à receita que geram, quando possível. Quando isso não é facilmente possível, então o método de alocação sistêmica e racional ou o método de alocação imediata podem ser usados.
A primeira aloca despesas ao longo da vida útil do produto, enquanto a segunda reconhece a despesa inteira quando adquirida. Vamos considerar alguns cenários de exemplo para quando as despesas devem ser reconhecidas.
Cenário 1
Você decide anunciar seu novo produto SaaS no Facebook. Você define um orçamento de $6.000 para atingir seu mercado-alvo durante um período de 12 semanas e paga a fatura. Como você elabora demonstrações de renda mensais, você divide os $6.000 em três despesas mensais de $2.000 e as reconhece ao longo de três períodos mensais consecutivos.
Cenário 2
Você gasta $50.000 em novos móveis de escritório e laptops. Você espera que esses itens durem cinco anos e não tenham valor residual para revenda. Em vez de reconhecer os $50.000 inteiros no primeiro ano, você deve listar o ativo em seu balanço patrimonial e usar uma despesa de depreciação para reclamar $10.000 por ano em sua demonstração de renda.
Cenário 3
Você gasta $1.000 para organizar um piquenique familiar para celebrar a conclusão de seu produto SaaS. Esse gesto gentil não pode ser associado a nenhuma venda individual e pode ser reconhecido sob o método de alocação imediata como uma despesa no período em que foi pago.
Em um artigo relacionado, oferecemos um tutorial sobre o gerenciamento de sua despesas totais. Clique aqui para obter alguma ajuda útil.
Conclusão
A decisão de usar o método de contabilidade de competência às vezes é tomada para você por uma autoridade fiscal. No entanto, os custos e a complexidade adicionados são mais do que compensados pela clareza fornecida sobre a saúde financeira de sua empresa hoje e pela capacidade de fazer previsões melhores no futuro. Se você está usando o método de contabilidade de caixa, considere discutir com seus contadores o que seria necessário para mudar para o método de contabilidade de competência e por que isso poderia ser melhor para você.
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