Sumário
Os proprietários de empresas estão constantemente pensando sobre as finanças da empresa.
Como maximizo a margem de lucro da minha empresa? Devo gastar mais em publicidade ou pesquisa? O crescimento do meu negócio é sustentável a longo prazo?
As respostas para todas as três perguntas podem ser encontradas entre as linhas de suas despesas. Este artigo abordará quais despesas você deve rastrear e como você pode calculá-las e gerenciá-las ao longo do tempo.
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O que são Despesas Totais?
As despesas totais de uma empresa são a soma de todos os custos gastos para administrar esse negócio.
Salários, taxas de hospedagem na web, transporte, assinaturas de software, compras de equipamentos, reparos de hardware, taxas de publicidade, etc., são apenas alguns dos tipos de custos que compõem as despesas de uma empresa SaaS.
Despesas Totais também são uma das principais métricas para análise de crescimento.
Ajuda: Como calculo minhas despesas totais?
Não tem acompanhado? Sem problema.
Aqui está uma maneira simples de calcular suas despesas totais a partir da receita líquida, receita e patrimônio.
Renda Líquida = Patrimônio Final – Patrimônio Inicial
Despesas Totais = Receita Líquida – Renda Líquida
Por exemplo, o patrimônio de uma empresa cresce de $100.000 para $1.000.000. A Renda Líquida é, portanto, $900.000. Sua Receita Total registrada é $1.500.000. As Despesas Totais devem ter chegado a $600.000.
Embora esta seja uma fórmula útil para fazer engenharia reversa de suas despesas totais, manter um detalhamento detalhado de despesas conforme você avança é uma ferramenta de gerenciamento inestimável para seu negócio que pode ajudar a reduzir custos, projetar crescimento e informar decisões orçamentárias.
Rastreamento de Despesas Totais
Uma pequena empresa de desenvolvimento web aumenta sua receita de $4.000 RRM (receita mensal recorrente) para $7.000. Apenas pela receita, a empresa parece ter quase duplicado seu lucro.
No entanto, a expansão da base de clientes gerou aumento de custos de publicidade, pesquisa e hardware. Isso aumenta as despesas mensais totais de $3.000 para $6.000. A renda líquida da empresa, portanto, permaneceu a mesma em $1.000 mensais.
Além disso, sua relação Custo-Receita na verdade piorou de 75% para 85%, tornando a empresa menos atrativa para parceiros comerciais e investidores.
Com base nessas informações, o fundador pode optar por reduzir a escala e focar em sua base de clientes de nicho inicial, em vez de continuar gastando tempo e dinheiro extra apenas para obter a mesma renda líquida.
Em segundo lugar, algumas despesas são total ou parcialmente dedutíveis de impostos. Com o rastreamento preciso, uma empresa é capaz de lucrar com deduções e benefícios fiscais e potencialmente até se mudar para uma faixa fiscal mais baixa inteiramente.
Existem dois principais métodos de rastreamento de despesas. O primeiro é baseado na regularidade e se separa em fixas, recorrentes, não recorrentes e extraordinárias. O segundo categoriza as despesas por tipo.
Despesas Fixas, Recorrentes, Não Recorrentes e Extraordinárias – O Que São?
Despesas fixas são as cobranças padrão que ocorrem, como regra, mensalmente em uma data determinada por um valor determinado, como a conta de internet ou aluguel.
Despesas recorrentes não são padrão em tempo e valor, mas ainda constituem custos bastante regulares que aparecem em seu balanço. Suprimentos de escritório, almoços de negócios e diversos são exemplos de despesas recorrentes.
Despesas não recorrentes são despesas imprevisíveis, mas muitas vezes inevitáveis, como manutenção de sistema não programada e cobranças de telefone excedentes.
Despesas extraordinárias são os custos de cenário de desastre que surgem do nada. Inundações, emergências médicas ou ações judiciais não seguradas são exemplos disso.
Então, por que categorizar despesas com base na regularidade? Bem, regular também significa previsível. Não há melhor maneira de estimar gastos futuros do que baseá-lo em gastos passados.
Separar despesas por regularidade torna mais fácil projetar os custos do seu negócio no curto, médio e longo prazo.
Este método também pode ajudar a descartar custos ocultos, como o teste de assinatura de software que você esqueceu de cancelar.
Finalmente, com base neste modelo, você pode decidir manter contas de despesas separadas, notadamente um fundo de emergência para despesas extraordinárias. Isso não apenas ajuda no orçamento, mas também cria projeções melhores.
Um engenheiro de software que administra sua própria Empresa de Uma Pessoa sofre uma falha crítica de hardware. Uma substituição de última hora mais mão de obra e custos de recuperação de dados de emergência custam $12.000.
Isso reduz seu lucro anual em 10% em relação ao ano passado, e uma projeção do sucesso futuro da empresa levaria em conta este crescimento negativo.
Como esse custo é excepcional, no entanto, não deve ser levado em conta para projeções futuras. Manter uma conta de despesas separada garante que um modelo de custo mais preciso possa ser feito.
Vendas e Marketing, Geral e Administrativo, e Pesquisa e Desenvolvimento
Outro método de categorizar despesas é por tipo: Vendas e Marketing (S&M), Geral e Administrativo (G&A) e Pesquisa e Desenvolvimento (P&D). Uma razão importante para separar despesas por tipo é determinar a distribuição dos gastos de uma empresa e comparar esses índices aos dos concorrentes.
Ao usar este método, uma empresa de gerenciamento de dados pode descobrir que está gastando uma porcentagem duas vezes maior em marketing do que seus concorrentes, mas apenas metade em P&D. Isso pode deixá-los abertos a serem ultrapassados por um concorrente mais novo, mas mais dedicado à pesquisa, no futuro próximo.
Uma lista de despesas discriminada por valor e categoria também sustenta a capacidade de uma empresa de alocar efetivamente orçamentos para seus diferentes departamentos no futuro.
Quickbooks Online é uma ótima ferramenta para rastrear despesas usando este método. Até fizemos um guia fácil de seguir!
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Índice de Despesas Totais
Uma Taxa de Despesa Total (TER) compara os custos de uma empresa ao seu patrimônio, expressa como uma porcentagem, baseada na seguinte fórmula:
TER = Despesas Totais / Ativos Totais
Quanto menor a porcentagem, menor é o custo proporcional para administrar esse negócio.
Essa taxa não é apenas estática – também permite que uma empresa rastreie seu desempenho ao longo do tempo.
Uma grande empresa de gerenciamento de projetos expande sua base de clientes. Após um ano, isso resulta em um aumento significativo tanto no patrimônio do negócio quanto em seus custos. Rastrear a TER é crucial para determinar se o aumento de despesas é proporcional. O ideal é que a TER diminua ao longo do tempo conforme o negócio se torna mais eficiente.
Este é um parâmetro inestimável não apenas para usar internamente, mas também para comparar o desempenho com concorrentes. Se a TER da sua empresa for muito maior do que a de um concorrente de escala similar no mesmo campo, é provável que você esteja gastando demais em despesas.
A TER também é uma métrica-chave para terceiros que consideram investir em seu negócio. Se a TER flutuar significativamente, isso pode sinalizar volatilidade no negócio e ser considerado um risco de investimento.
Gerenciando Despesas Totais
Quer você use software dedicado ou gerencie seus próprios gastos, é vital que sua empresa gerencie as despesas de forma eficiente.
Se você tiver recursos contábeis disponíveis, pode tentar o método de Orçamento de Base Zero (ZBB). O princípio da ZBB é alocar conscientemente cada dólar para um dos objetivos estabelecidos da empresa. Esses objetivos devem ser reavaliados regularmente para garantir que cada custo seja necessário e útil.
Outro método para eliminar gastos desnecessários requer simplesmente um conjunto de marca-textos. Imprima o extrato do cartão de crédito mensal da empresa e identifique cada cobrança. Cores diferentes podem ser usadas para diferentes categorias como marketing, despesas gerais e desenvolvimento, e totalizadas em uma planilha para uma visão geral de para onde exatamente seu dinheiro está indo. Este processo também ajudará a identificar cobranças incorretas, como uma sala de hotel reservada duas vezes ou um pagamento com cartão sendo debitado duas vezes.
Aplicativos de telefone dedicados são uma ótima maneira de rastrear seus gastos em dinheiro quando você está fora. Alguns softwares de contabilidade até se integram diretamente com seus aplicativos.
Não importa qual método você escolha, não há desculpa para não rastrear suas despesas totais. As informações que você pode coletar serão inestimáveis para seu negócio: criar orçamentos mais inteligentes, ver projeções mais precisas, eliminar custos desnecessários, etc. O tempo gasto no gerenciamento de despesas se pagará.
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