Sumário
Os principais benefícios de categorizar as despesas da sua empresa SaaS são métricas e previsões mais precisas e uma melhor compreensão dos gastos gerais da sua empresa.
Esta é uma versão v2.0 do meu artigo original publicado em Baremetrics, convertido e atualizado para uma série de artigos. As "regras" não mudaram desde o ano passado, mas recebemos muitas perguntas sobre como aplicar os conselhos bastante genéricos na prática. Esta série tenta fornecer conselhos práticos para CEOs e Fundadores de SaaS sobre como organizar e automatizar seu backend financeiro, dando-lhes liberdade para gastar tempo com partes de maior valor agregado do seu negócio, como planejamento financeiro.
Após ler cada artigo, você deve ser capaz de adicionar seus próprios comentários e encaminhar o artigo para seu Contador ou Diretor de Operações para implementação.
Aqui está um resumo da série:
- Parte 1: Como Categorizar Despesas em uma Startup SaaS v2.0
- Parte 2: Como Automatizar suas Despesas SaaS – Folha de Pagamento com Gusto e QuickBooks
- Parte 3: Como Automatizar suas Despesas SaaS – Regras Bancárias do QuickBooks
- Parte 4: Como Escolher Software de Cobrança SaaS
Este artigo – Parte 1 – se concentra em como categorizar suas despesas SaaS adequadamente usando QuickBooks ou Xero, e quais são os benefícios de fazer isso.
Benefícios de Usar Categorias de Despesas em SaaS
As principais categorias de despesas para qualquer empresa SaaS são:
- Custo da Receita
- Pesquisa e Desenvolvimento
- Vendas e Marketing
- Administração Geral
Estas quatro categorias são o padrão para descrever custos e despesas de qualquer empresa SaaS, de Salesforce para Zoom até sua startup. No entanto, nunca deixa de me surpreender por que tantos contadores insistem em criar seu próprio conjunto de categorias, deixando você para descobrir como calcular sua Margem Bruta ou CAC – sem saber quais são seu Custo da Receita ou custos de Vendas e Marketing para começar.
Para ilustrar isso melhor, dê uma olhada no detalhamento de despesas abaixo para uma empresa SaaS fictícia de $6MM ARR.
A empresa aumentou seus gastos totais de $390k/mês para $750k/mês durante 2018. Mesmo sem nenhum detalhamento, obviamente o CEO estava totalmente ciente do aumento de gastos da empresa em vendas e marketing. De fato, se você ampliar seus gastos em Vendas e Marketing abaixo, poderá ver como seus gastos em S&M impulsionaram metade do crescimento de despesas.
O que pode ter sido menos claro para o CEO é se esse gasto foi sustentável. Qual é o novo CAC Payback Time? CAC:LTV? Novas Margens Brutas? Pessoalmente, acho surpreendente que a previsão de uma empresa SaaS muitas vezes possa incluir tal detalhamento de despesas – como deveria – mas os números reais da empresa são uma mera caixa preta.
Custo da Receita
Vamos começar com seu Custo da Receita.
Sempre há a "questão" sobre o que entra no Custo de Bens Vendidos de SaaS, como se houvesse muito espaço para interpretação. Jason Cohen detalha a questão em seu artigo no Quora. A essência é que o Custo da Receita inclui custos que entram na prestação de seu Software as a Service.
Embora não seja uma métrica GAAP, é amplamente adotada e compreendida (exemplos aqui, aqui e aqui). Você precisará do Custo da Receita para calcular sua Margem Bruta, que por sua vez você precisa para calcular Customer Lifetime Value (LTV), Customer Acquisition Cost (CAC) Payback Time e para entender a economia unitária da sua empresa em geral.
Exemplos de Custo da Receita
- Hospedagem
- AWS / Google Cloud / Azure
- Folha de Pagamento – Suporte ao Cliente
- Custos de Entrega de Serviços
- Twilio, Sendgrid
- Taxas de Comerciante
- Stripe, Braintree
- Você também deve incluir software que ajuda sua equipe de suporte, como Help Scout, ou seu Devops, como CircleCI. Fica a seu critério se deseja agrupar todo o software em uma categoria sob Custo da Receita, ou várias categorias de software sob hospedagem, suporte e entrega de serviços.
Custo da Receita – Configuração do QuickBooks
Agora, você precisa levar isso do nível alto para a ação.
Abra o QuickBooks Online e navegue até Contabilidade na barra lateral esquerda. O Plano de Contas da sua empresa será aberto, que é apenas um nome sofisticado para uma lista de todas as suas categorias de despesas (=contas).
Estamos usando um termo específico de SaaS Custo da Receita, mas o QuickBooks e muitos negócios tradicionais chamam essa categoria de Custo dos Produtos Vendidos. Fique atento à coluna Tipo e role para baixo para ver o que você tem armazenado lá.
Comece criando uma nova conta clicando no botão Novo no canto superior direito.
Defina o Tipo de Categoria como Custo dos Produtos Vendidos e dê um nome para a conta. Vamos começar com Folha de Pagamento – Suporte. Você também terá que selecionar um Tipo de Detalhe, mas não achei essa configuração particularmente útil. Você pode definir o Tipo de Detalhe como Custo de Mão de Obra para despesas de folha de pagamento, e Outro para qualquer outra coisa.
Como última etapa para adicionar uma conta, certifique-se de marcar a caixa de seleção para indicar que essa conta é uma subconta da categoria maior Suporte ao Cliente, pois usar a estrutura conta -> subconta dará aos seus registros uma aparência mais limpa.
Em seguida, repita este processo para Salários, Impostos sobre Folha de Pagamento e Benefícios dos Funcionários, e certifique-se de que todos sejam subcontas de Folha de Pagamento – Suporte. Depois disso, você pode adicionar qualquer outra subconta de Suporte ao Cliente antes de prosseguir para criar outra categoria principal, como Taxas de Comerciante.
Como resultado, você deverá ver algo assim no seu QuickBooks:
Vendas e Marketing
O objetivo de separar suas Vendas e Marketing de outras despesas é permitir o cálculo do CAC, mas também usar o gasto em V&M como um driver para prever sua receita.
Por exemplo, se você sabe que seu gasto em publicidade é de $20.000 por mês e resulta em 200 novos clientes, seu CAC é de $100. Agora, se você também sabe que seu Custo Por Clique (CPC) é de $1, e a conversão para teste é em média 10% e a conversão adicional para pago é 10%, você pode usar o gasto em publicidade como um driver para prever a receita futura.
Se gastar $20.000 significou 200 novos clientes, gastar $25.000 resultaria em 250. Embora as taxas de conversão eventualmente caíssem à medida que leads de menor qualidade chegassem ao seu site, você poderia levar isso em conta em sua previsão. No final, o objetivo aqui é obter uma previsão mais precisa do que simplesmente chutar um número e declarar 10% de crescimento mês a mês indefinidamente.
Para fazer tudo isso, você precisa dividir suas Vendas e Marketing em seções de Vendas e Marketing, respectivamente. Que são então categorizadas ainda mais usando subcontas.
Despesas de Vendas – Configuração do QuickBooks
Aqui estão algumas categorias típicas que se enquadram em Vendas:
- Folha de Pagamento
- Software e Ferramentas
- Salesforce, Pipedrive, outros CRMs
- Viagem – Vendas
- Custos relacionados a representantes de vendas viajando para ver clientes
Se sua equipe de vendas é inteiramente inbound, você provavelmente não precisará de uma categoria de viagem de vendas separada, mas pode combiná-la com sua Geral e Administração. Além disso, se sua equipe de vendas é bastante grande e inclui representantes inbound e outbound e SDRs, provavelmente vale a pena separá-los como subcontas separadas sob Folha de Pagamento – Vendas.
No QuickBooks, comece criando uma conta de nível superior chamada Vendas e Marketing com um Tipo de Categoria Despesa. Adicione Vendas como uma das subcontas. Em seguida, adicione Folha de Pagamento – Vendas como uma subconta de Vendas e adicione suas subcontas de Salários, Impostos sobre Folha de Pagamento, Benefícios e Comissões. Siga o processo para as demais categorias, como Software e Ferramentas – Vendas.
Despesas de Marketing – Configuração do QuickBooks
Aqui estão algumas categorias típicas que se enquadram em Marketing:
- Publicidade
- Adwords, Facebook, Outros Anúncios Digitais
- Conferências
- Folha de Pagamento
- Promocional
- Brindes, cartões de visita, pôsteres
- Software e Ferramentas – Marketing
- Hubspot, Intercom (se usado para aquisição), Mailchimp
Se viajar para conferências ou eventos for uma parte significativa dos gastos do seu time de Marketing, pode valer a pena separar.
No QuickBooks, adicione a conta "Marketing" como uma subconta de Vendas e Marketing. Como de costume, continue adicionando Folha de Pagamento – Marketing como uma subconta de Marketing e não se esqueça das subcontas de folha de pagamento. Subcontas para todos! Siga o processo para o resto das categorias, como Software e Ferramentas – Marketing.
Pesquisa e Desenvolvimento (Engenharia)
Há menos benefícios diretos em separar seu time de tecnologia das demais despesas, mas ainda assim recomendo fazer isso.
Em primeiro lugar, você deve comparar seus gastos atuais de engenharia e compará-los com sua previsão. Uma boa maneira de fazer isso é observar os gastos de P&D como % da sua receita. Esta é uma boa verificação de sanidade para ver se você está gastando o suficiente em tecnologia em suas previsões e até permite que você se compare com outras empresas SaaS. Por exemplo, um fato pouco conhecido sobre a tecnologia de videoconferência obviamente superior do Zoom é que eles investem menos da metade do que uma empresa SaaS média investe em P&D, dado que seus escritórios de Engenharia estão localizados em países de menor custo.
Despesas de P&D – Configuração do QuickBooks
Aqui estão as categorias típicas que se enquadram em P&D:
- Contratados
- Folha de Pagamento
- Software e Ferramentas
- Github, Jira, até mesmo softwares como Bugsnag que ajudam você a construir um produto melhor
Se você tem um time de P&D maior, eu separaria o time de Engenharia dos times de Produto e Design na seção de folha de pagamento.
No QuickBooks, comece criando uma conta de despesas de nível superior chamada Pesquisa e Desenvolvimento e adicione Folha de Pagamento – P&D como uma das subcontas. (Não se esqueça das subcontas da folha de pagamento). Você provavelmente vai querer incluir Mão de Obra Contratada – P&D para qualquer contratado relacionado a produto com o qual você trabalhe. Por fim, adicione a conta de software.
P&D é tipicamente uma seção bastante concisa, consistindo principalmente de folha de pagamento de engenharia, então não se surpreenda se você totalizar apenas algumas contas aqui.
Administração Geral
No que diz respeito a despesas, quase tudo mais pode ser categorizado sob Geral e Administrativo (ou apenas G&A). Isso significa coisas como aluguel ou honorários de contador, mas também seus gerentes de nível C e seus assistentes.
Se você é um time menor, recomendo não categorizar seu CTO ou o Líder de Vendas em G&A até que eles tenham pelo menos algumas pessoas em seus times. Caso contrário, parece que você tem uma grande sobrecarga e pouca ou nenhuma despesa de Vendas ou Engenharia, o que derrota o propósito deste exercício.
Aqui estão algumas das categorias típicas que se enquadram em Geral e Administrativo:
- Seguros
- Refeições
- Despesas de Escritório
- Equipamentos, suprimentos, postagem
- Folha de Pagamento
- Serviços Profissionais
- Contabilidade, coach executivo, assessoria jurídica
- Aluguel
- Software e Ferramentas
- Hellosign, Chargebee, Slack, etc.
- Viagem
- Serviços Básicos
Despesas de G&A – Configuração do QuickBooks
No QuickBooks, adicione a conta de despesas "Geral e Administrativo". Agora, configurar G&A é um pouco diferente das seções anteriores. Como você provavelmente está trabalhando com uma empresa que já possui um Plano de Contas, você precisará mover algumas de suas contas existentes como subcontas em G&A. Provavelmente a maioria delas.
Geralmente recomendo renomear as contas de folha de pagamento existentes como Folha de Pagamento – G&A e adicionar as subcontas típicas de impostos e benefícios se elas ainda não existirem. Embora você pudesse criar um conjunto completamente novo de contas para G&A, há raramente benefícios em fazer isso.
Em vez de adicionar uma captura de tela de uma lista bastante longa de contas, aqui está um modelo de Plano de Contas SaaS. Não terá todas as contas que você precisa, mas deve lhe dar um bom ponto de partida que você pode então modificar conforme suas necessidades.
Conclusão
Essas mudanças devem melhorar a visibilidade do seu desempenho anterior, mas também tornar suas previsões futuras mais precisas. Você obterá livros mais limpos e fáceis de entender e compartilhar com seu conselho ou investidores.
E lembre-se. Custo de Receita SaaS = Hospedagem e Suporte.
Nota: Esta não é uma orientação fiscal ou contábil. Não sou um CPA ou advogado e você deve consultar o seu antes de fazer qualquer alteração permanente em seus livros.
