Sumário
Dado que você provavelmente acabou de fechar seus livros para 2017, é um bom momento para introduzir mudanças para planejar o próximo ano. A categorização adequada de despesas melhora sua visibilidade dos gastos da sua empresa, além de permitir métricas e previsões mais precisas. Afinal, como fundador de uma startup, você quer ter uma ideia sólida de quais são suas verdadeiras margens brutas e quanto realmente custa adquirir um cliente!
A maioria das startups que já vi frequentemente comete pelo menos algum erros nisso, particularmente se estão gerando aproximadamente $100k em MRR ou menos. Como resultado, normalmente passamos as primeiras duas semanas com uma nova startup ajudando seu contador a recategorizar suas despesas antes mesmo de podermos começar a fazer previsões ou calcular métricas.
Visão geral
Neste post, vamos configurar sua contabilidade para usar quatro categorias típicas — contas — que se adequarão ao caso de uso da maioria das pequenas e médias startups de SaaS. As contas principais são:
- Custo da Receita
- Vendas e Marketing
- Engenharia (P&D)
- Geral e Administrativo (Overhead)
Estamos usando Quickbooks Online como o software de contabilidade de exemplo, mas você deve ser capaz de acompanhar se usar algo diferente, como Xero.
Custo de receita
Primeiro, vamos ver como configurar seu custo de receita (às vezes chamado de custo de vendas, ou Custo dos Produtos Vendidos). Você precisará disso para calcular sua Margem Bruta, o que além disso permite que você calcule Valor Vitalício do Cliente e outras métricas importantes de SaaS.
É aqui que você registra todos os custos relacionados ao fornecimento do seu serviço, como hospedagem e folha de pagamento de suporte ao cliente. Você também deve incluir software que ajuda diretamente seu pessoal de suporte, como Intercom ou Help Scout, e software que ajuda você com sua hospedagem, como CircleCI.
Abra o Quickbooks Online e navegue até Contabilidade na barra lateral esquerda. Um plano de contas será aberto, com todas as suas contas do balanço patrimonial e demonstração de resultados listadas. Fique atento à coluna "Tipo" e role para baixo até Custo das mercadorias vendidas, que é como o Quickbooks chama o custo de receita.
Queremos que a seção se pareça com isto:
Para fazer isso, você criará novas contas em seu plano de contas.
Ao criar novas contas, você precisará definir o tipo de categoria como "Custo das mercadorias vendidas" e definir um nome para a conta. Vamos começar com "Folha de pagamento – Suporte".
Você também terá que definir um tipo de detalhe para melhor representar o tipo de custo do qual estamos falando. Com folha de pagamento, custo de mão de obra é o mais próximo, embora idealmente gostaríamos de chamar isso de despesas de folha de pagamento.
Por fim, seu contador pode pedir que você adicione um número de conta e descrição, mas são opcionais.
Repita isso para outras contas de custo de receita que você possa precisar, como Hospedagem e Software & Ferramentas – COR e pronto. Apenas certifique-se de criar as sub-contas de folha de pagamento, como salários, benefícios e impostos sob folha de pagamento – suporte para obter livros com aparência mais limpa.
Bônus
Se você tem vendas de serviços profissionais, você gostaria de criar dois conjuntos de custo das mercadorias vendidas — um relacionado à venda do seu produto principal, como serviços de assinatura, e outro para faturas de suas vendas de onboarding/consultoria. Isso facilitaria a análise da lucratividade de cada atividade isoladamente, bem como analisá-la como um todo.
Vendas e Marketing
Em seguida, configuramos seus custos de vendas e marketing (S&M). Você precisará desta seção para calcular a Custo de Aquisição de Cliente (CAC)da sua empresa, que, juntamente com o valor vitalício do cliente, é uma das métricas de SaaS mais importantes para determinar se você está executando um negócio sustentável.
Configurar isso é bastante semelhante ao COR, mas primeiro precisamos criar uma Vendas e Marketing conta sob tipo de categoria: despesas.
Neste exemplo, estamos assumindo que seus custos de vendas e marketing consistem em folha de pagamento de vendas, publicidade através do Google Ads, participação em uma conferência para vender seu produto e assinatura de uma solução de marketing como Hubspot.
Isso torna muito fácil ver como seria o plano de contas:
Bônus
Você poderia dar vários passos adiante e criar mais duas sub-contas que abrigassem seu próprio conjunto de contas individuais: vendas e marketing. Lá, você poderia separar vendas para executivos de contas, SDRs, viagens de vendas e outras atividades estritamente relacionadas a vendas, enquanto o marketing conteria publicidade, promoções, conferências e assim por diante.
Engenharia
Os benefícios de separar a engenharia de suas despesas gerais e administrativas são menos óbvios, mas ainda assim recomendo fazer isso. Por um lado, você pode querer avaliar seus gastos com engenharia como percentual de suas despesas totais para se comparar com outras empresas SaaS. Mesmo que você não se importe com o que os outros fazem, pode querer determinar se está investindo o suficiente no sucesso de longo prazo de sua empresa presumivelmente focada em tecnologia.
Além disso, quanto mais detalhadas forem suas contas de despesas, mais fácil será rastrear seu desempenho em relação ao orçamento. Por exemplo, se parece que em maio você está gastando mais do que havia planejado, por quê? É porque sua Engenharia está contratando mais rápido do que o esperado, ou há despesas que estão saindo do controle? Ou talvez as atividades de Vendas estejam realmente funcionando e você deveria estar dobrando a aposta.
Configurar Engenharia (ou Pesquisa e Desenvolvimento) é semelhante à seção anterior. Crie uma conta de nível superior de Engenharia e adicione Folha de Pagamento – Engenharia e suas sub-contas de Salários, Impostos e Benefícios. Você provavelmente vai querer incluir Mão de Obra Contratada – Engenharia para qualquer contratado com o qual você trabalhe, como designers ou devops.
Por fim, geralmente crio uma categoria de software para cada categoria de despesa principal para consistência — neste caso Software e Ferramentas — Engenharia.
Geral e Administração (G&A ou Overhead)
Por fim, vamos criar uma categoria abrangente para praticamente tudo o que vai para o funcionamento do dia a dia de seu negócio.
Primeiro, comece criando uma Administração Geral categoria de nível superior, seguida por Folha de Pagamento – G&Ae suas sub-contas Salários, Impostos e Benefícios. Alternativamente, você poderia renomear suas categorias de folha de pagamento atuais para corresponder a este novo formato e simplesmente mover as outras categorias de despesas para frente.
Em seguida, você precisará mover suas contas existentes sob Administração Geral. O objetivo é não ter uma única conta que não "resida" dentro de Custo da Receita, Vendas e Marketing, Engenharia ou Geral e Administração. Isso significa que contas como Aluguel, Serviços Públicos e Telefone são movidas para G&A. A única exceção são entradas que têm pouco a ver com operações do dia a dia, como Depreciação ou Receita de Juros. Você pode mover essas para Outras Receitas / Outras Despesas.
Próximos Passos
Agora que você tem suas categorias de despesas configuradas, você pode começar a automatizar parte do processo. Um próximo passo fácil é utilizar regras bancárias para categorizar automaticamente despesas individuais em suas respectivas categorias. Por exemplo, Amazon Web Services ou AWS na descrição do banco provavelmente irá para Custo da Receita sob Hospedagem.
Além disso, você pode sincronizar seu provedor de folha de pagamento, como Gusto, com QuickBooks e mapear cada um dos "Times" do Gusto para corresponder às categorias e subcategorias de Folha de Pagamento recém-criadas.
O objetivo aqui é automatizar a categorização de despesas recorrentes, aumentando a precisão e reduzindo a necessidade de trabalho manual do seu contador.
Conclusão
Essas mudanças na sua categorização de despesas devem resultar em maior visibilidade do seu desempenho anterior, mas também facilitar a previsão do futuro. Como subproduto, você terá livros com aparência geral mais limpa, mais fáceis de compartilhar e explicar com sua equipe, investidores e consultores.
Me avise se você tiver alguma dúvida ou feedback nos comentários!
Nota: Esta não é uma orientação fiscal ou contábil. Não sou um CPA ou advogado e você deve consultar o seu antes de fazer qualquer alteração permanente em seus livros.
