Sumário
Principais conclusões:
- O planejamento de cenários de pior caso ajuda as empresas a receita e fluxo de caixa para que possam mitigar condições potencialmente fatais
- É crucial comparar cenários de caso base com cenários de pior caso para identificar possíveis problemas de fluxo de caixa antes que ocorram
- Se você identificar uma tendência preocupante na receita, pode usar software de previsão financeira como Forecast+ para avaliar como mudanças como reduções de despesas ou congelamento de contratações podem impactar seus resultados
Como uma empresa de modelagem financeira, ajudamos nossos clientes a navegar por tempos difíceis no passado. O que é diferente desta vez é que estamos tendo essas conversas com quase todos, e as mudanças podem ser muito repentinas. Queremos ajudar, e acredito que minha experiência com outras empresas de SaaS pode ser útil para você ao planejar o novo futuro da sua empresa.
Este artigo o guiará através do processo de construção de previsões baseadas em cenários em um modelo financeiro de SaaS. Também mostraremos como você pode avaliar seu novo plano. Se você está procurando criar múltiplos cenários usando Flightpath, siga as instruções do artigo de suporte aqui em vez disso.
Preveja Sua Receita Futura com Previsões
Pense em cenários como possíveis futuros para sua empresa.
Como não podemos saber o que acontecerá, precisamos construir múltiplos cenários para obter visibilidade do que poderíamos acontecer.
Neste momento, a maioria de nossos clientes está focada em conservar caixa. Como deveriam estar. Ter caixa no banco lhe dará uma enorme flexibilidade para se adaptar às mudanças de condições que podem durar muito tempo, enquanto o permite se mover rapidamente depois que você tiver superado o pior da tempestade.
O objetivo final de qualquer modelo financeiro deve ser entender qual é seu saldo de caixa a cada mês nos próximos 12-18 meses.
Saiba mais sobre modelos financeiros para startups.
Como Criar Cenários
Vamos construir os cenários neste modelo financeiro de SaaS. Se você não estiver familiarizado com o modelo ainda, sugiro que mantenha o post original aberto em outra aba como referência, mas faça uma cópia da versão completa do modelo financeiro aqui.
Vamos modificar o modelo de SaaS original para incluir sua previsão antiga e criar dois novos cenários de previsão.
1. Preserve uma Cópia de Sua Previsão Existente
Primeiro, pegue sua meta original de 2020 e chame-a de Meta 2020.
Agora esqueça. Todas as empresas serão afetadas pela pandemia de COVID-19, é apenas uma questão de quanto, então espere que sua meta antiga não seja mais relevante. No entanto, sua Meta 2020 será útil para comparar conforme começamos a construir uma perspectiva mais realista.
Em seguida, crie uma nova aba e chame-a de algo assim.
Não precisa ser tão verboso, mas a ideia é que você possa facilmente identificar que é um cenário anterior e está codificado, então você não o edita acidentalmente.
Copie os valores do seu Modelo Operacional existente valores e formatação para a nova aba Meta 2020. Não apenas duplique a aba - certifique-se de primeiro copiar os valores e depois a formatação. Isso evita duplicar os intervalos nomeados no Modelo Operacional original, o que torna mais confuso usá-los em fórmulas posteriormente.
Saiba mais sobre Previsão de receita de SaaS.
2. Crie um Cenário de Pior Caso
Em seguida, vamos criar uma cópia exata do seu Modelo Operacional - fórmulas e tudo - para seu cenário de Pior Caso.
Em vez de copiar valores, copie fórmulas e formatação. Repita para Plano de Contratação, e Modelo de Receita abas.
Este é um cenário para ajudá-lo a descobrir o que fazer se tudo der errado.
3. Criar um Cenário de Caso Base
Por fim, renomeie seu Modelo Operacional para Modelo Operacional - Caso Base.
Recomendo que você faça o mesmo para o Modelo de Receita, e Plano de Contratação para maior clareza. Este será seu previsão operacional para os próximos 12 meses, e você vai iterar e melhorá-la mensalmente.
Ajuste Sua Previsão de Receita
Comece ajustando sua receita. Em momentos como este, seu crescimento de receita pode não estar sob seu controle, pois os clientes estão reduzindo custos em todos os lugares.
Caso-Base
Para nosso cenário de Caso Base, recomendo que você descubra o que acontece se sua receita recorrente permanecer estável ou contrair um pouco nos próximos 3-4 meses, após o que começará a crescer gradualmente novamente.
Com nossa empresa de exemplo Southeast Inc, estamos assumindo que teremos dificuldade em atrair novos clientes, e os clientes existentes terão uma taxa de churn mais alta. Também reduzi a receita de expansão projetada. No geral, a MRR diminuirá 4% nos próximos meses.
Assim é como ficaria em um formato visual:
Abaixo estão as mesmas alterações representadas no Modelo de Previsão de Receita. Observe que codifiquei essas alterações diretamente sobre nossas fórmulas existentes.
O objetivo aqui não é tentar estimar todos os efeitos da pandemia global em seu negócio, mas o que você precisa fazer para manter as luzes acesas. Tenha em mente que estamos ajustando essa previsão mensalmente conforme novas informações chegam, o que significa que nesta fase você quer pecar pelo lado da cautela.
Pior Cenário
No cenário de Pior Caso, você precisa cortar muito mais. Tire seus medos paranóicos mais piores e inclua-os em seu plano. É possível que sua receita recorrente mensal possa encolher 20-30% nos próximos meses? E se a recuperação para sua MRR atual levar um ano?
Nossa empresa de exemplo Southeast Inc vende SaaS para aeroportos. Não há como eles saírem disso sem impacto negativo significativo em seu negócio.
Aqui está o modelo de receita do cenário de Pior Caso com uma redução de 26% na MRR. Observe que a MRR não volta ao normal nem ao final do ano.
Como lembrete, você está fazendo isso para entender as alavancas à sua disposição se tudo der errado. Você precisa entender como salvará seu negócio se seus piores medos se tornarem realidade.
Previsão do Impacto dos Ajustes de Despesas
Quando suas previsões e dados de receita deixarem claro que você está enfrentando um cenário de pior caso, há medidas que você pode tomar para ajudá-lo a decidir quais decisões você precisa tomar. Isso pode incluir novas estratégias para promover crescimento de receita ou fluxo de caixa, ou fazer cortes para enfrentar a tempestade.
Observar seu lucro/prejuízo líquido recém-previsto junto com seu saldo bancário lhe dará uma ideia da escala de cortes que você precisa fazer em qualquer cenário. A situação não é tão ruim quanto parece aqui, mas pretende lhe dizer que se você continuar operando normalmente, o dinheiro acabará em questão de meses.
Vamos revisar algumas das possíveis alterações que você pode fazer e como isso pode impactar sua receita prevista:
- Avalie sua previsão de despesas
- Implemente um congelamento de contratações
- Corte despesas não essenciais
- Considere reduções de salário
- Considere demissões
1: Avalie Sua Previsão de Despesas
Em um ambiente de negócios normal, suas despesas estariam crescendo gradualmente, algo assim:
Quando um negócio parece dar uma volta para pior, precisamos descobrir como "estancar o sangramento". Isso significa reduzir suas despesas o suficiente para que seu negócio não quebre. No Caso Base, isso não necessariamente significa medidas drásticas - pense em encontrar maneiras de adiar seu crescimento de despesas. No cenário de Pior Caso, quase certamente resultará em cortes de custos em todas as áreas do seu negócio.
2: Implemente um Congelamento de Contratações
A folha de pagamento é geralmente sua maior despesa e moverá a agulha mais. Uma pausa também é uma decisão rápida de tomar, ao contrário de alterações em sua equipe atual.
Uma proibição de contratação também não é permanente. Depois de ter um novo plano em vigor, você pode começar gradualmente a suspender o congelamento se suas finanças permitirem.
No cenário de Caso Base, pausei todas as contratações no Plano de Contratação até agosto de 2020, e mudei a velocidade de contratação para ser a cada dois meses em vez de a cada mês.
3: Corte Despesas Não Essenciais
Primeiro, avalie as despesas por tipo e reduza qualquer outro tipo de despesa que você espera diminuir. Muitas de suas despesas variáveis estão diminuindo de qualquer forma (nem muitas pessoas estão precisando de uma passagem aérea agora), então tudo o que você precisa fazer é garantir que esses cortes de despesas sejam refletidos em seu novo plano financeiro.
Você também vai querer se ajustar para despesas que vão aumentar. Por exemplo, sua equipe trabalhando de casa pode precisar de novos equipamentos.
Você também se beneficiará ao avaliar despesas por fornecedor. Raramente encontro empresas onde o fundador ou CEO não seja pelo menos um pouco impulsivo ao se inscrever em novas e brilhantes ferramentas SaaS. Essas ferramentas são esquecidas, mas o fornecedor continua cobrando você. Se seu gasto em software é, digamos, $5.000 por mês, é difícil descobrir quanto disso é realmente necessário apenas olhando para o número isoladamente.
Felizmente, existe uma maneira melhor. Acesse seu Resumo de Despesas por Fornecedor relatório do QuickBooks e exporte os últimos 12 meses de dados, separados por mês.
Esta visualização permite que você tenha uma melhor compreensão de quais ferramentas ou serviços ainda estão em uso e quais renovações anuais estão prestes a acontecer em breve. Normalmente, primeiro observo o total, que me permite ver o custo geral do serviço nos últimos 12 meses. Por exemplo, aqui destaquei como Southeast paga $26.400 por ano à Adobe por suas licenças Creative Cloud. Considerando que eles já estão a caminho de mudar para Figma, este seria o momento de desativar um serviço que não é mais necessário.
Depois de fazer essas alterações nas despesas não essenciais, dê uma olhada na previsão de caixa novamente. Essas mudanças ajudaram enormemente em seu cenário Base-Case, onde a receita se contrai relativamente pouco.
O pior caso também melhora. Em vez de ficar sem dinheiro em algum momento de junho/julho, estamos olhando para um saldo bancário zero no período de setembro/outubro. Como queremos que você continue operando seu negócio, você precisará encontrar outras maneiras de cortar custos.
4: Considere Cortes Salariais
E se cortar tudo o que não é essencial não for o suficiente? Considerando que a folha de pagamento é provavelmente uma de suas maiores despesas, em algum momento você terá que considerar fazer mudanças.
Vimos empresas onde apenas a equipe de liderança recebe corte salarial, mas cortes em toda a equipe também estiveram em pauta. Tenha em mente, porém, que isso pode lhe custar talentos — muitos funcionários podem estar contando com esse salário, e cortá-lo pode ser devastador para eles pessoalmente.
Comece modelando qual seria o impacto de implementar cortes salariais. Este é um processo iterativo, então você pode começar adicionando apenas os cortes que sabe que pode fazer e ver se é o suficiente para mantê-lo à tona. Se não, você voltará e passará por uma segunda rodada de mudanças.
Implemente cortes salariais começando com a liderança. Aqui está um exemplo de um corte salarial de 25%.
5: Considere Demissões
Agora, suponha que você tenha modelado todas as estratégias de corte de custos acima, e ainda mais e mais cancelamentos de clientes chegam aos poucos.
As demissões devem ser um último recurso, pois podem lhe custar a perda de talentos de topo permanentemente. No entanto, se tempos difíceis estão chegando, provavelmente é melhor agir cedo e usar a receita extra para preservar mais empregos por mais tempo, se possível.
Quais são suas opções?
Se você não mexer em sua folha de pagamento, você corre o risco de levar a empresa à ruína. Nesse ponto, você pode esquecer de cuidar de alguém da sua equipe. Do que aprendi com nossos CEOs, existem duas escolas de pensamento sobre como lidar com isso.
Na primeira opção, você demite apenas a quantidade mínima de pessoas necessária para sua empresa sobreviver, dado tudo o que você sabe sobre seu negócio agora. Se a queda de receita for temporária, essa será a única demissão que você precisará fazer, e você minimiza o impacto em sua equipe.
O contra-argumento para essa abordagem é e se não for o suficiente? E se a receita continuar a despencar, e agora você precisa de outra rodada de demissões? E depois outra? Isso vai prejudicar o moral da sua equipe, pois todos vão estar se perguntando vou ser o próximo e quando vamos falir? A escola de pensamento "Faça uma vez" também é a visão de David Ulevitch em seu artigo sobre gerenciamento de demissões.
Você é a melhor pessoa para descobrir qual é a abordagem certa para sua empresa. Modelar o impacto financeiro de qualquer opção é fácil - é a decisão de ter que se separar de alguns membros da sua equipe que é a parte difícil.
No cenário Worst-Case, Southeast precisa fazer um corte salarial de 25% para executivos, combinado com a demissão de nove de seus 34 funcionários.
Depois de todas essas mudanças, finalmente temos um plano que tem uma chance de manter seu negócio funcionando.
Avalie Seu Novo Plano
Depois de fazer todas essas alterações em seu modelo, avalie o novo plano. Não é o suficiente que sua previsão de saldo de caixa pareça se estabilizar ao longo do tempo - e se suas suposições estiverem completamente erradas?
Não há como acertar tudo na primeira tentativa, mas felizmente temos maneiras de iterar e melhorar seu plano. Comece olhando suas previsões com uma visão mais ampla, mas de múltiplos ângulos. Esta é uma maneira fácil de detectar erros em comparação com seu plano original de 2020 e fazer uma verificação de sanidade de suas novas suposições. Vamos olhar para cinco maneiras rápidas de avaliar seu novo plano.
Detalhamento de Despesas ao Longo do Tempo
Primeiro, suas despesas de Base-Case devem parecer algo como o gráfico abaixo. Há uma queda clara nas despesas de curto prazo, após o que as despesas permanecem estáveis por alguns meses. Finalmente, conforme você espera que o negócio retorne aos trilhos no meio ao final do verão, a previsão de despesas também deve começar a crescer.
A mesma coisa aqui, mas para o Worst-Case. As despesas diminuem significativamente, permanecem estáveis por um longo tempo e, mesmo quando começam a crescer, ficam abaixo dos níveis atuais por um tempo.
Comparação com Números de 2019
Em segundo lugar, compare suas previsões usando a aba Relatórios. Recomendo começar comparando cada uma de suas previsões com números de 2019. Isso ancora as previsões recém-criadas em algo familiar e facilita a comparação entre elas.
Como você pode ver, ainda se espera que você cresça sua receita em 30% em seu cenário Base-Case, enquanto o Worst-Case é praticamente plano apesar do golpe em seu ARR. Esta visualização também permite que você faça seus primeiros ajustes. Por exemplo, parece realista que em seu cenário Worst-Case, seus custos de equipe de Suporte, Engenharia e Vendas & Marketing diminuam 7-12%, mas seu Geral & Admin (G&A) não encolha nada?
Acontece que isso faz sentido, pois embora as despesas de G&A estejam diminuindo de forma alguma, Southeast assumiu um novo contrato de aluguel começando em abril de 2020 que compensa as economias em outro lugar. Agora seria a hora de descobrir se eles conseguem sair desse aluguel.
Comparação com Meta de 2020
É aqui que você realmente começa a ver o impacto das mudanças que fez. Para Southeast, seu ARR projetado no final do ano é 40% menor do que previsto, e estamos falando apenas do Base-Case. Isso é quase $8M em receita recorrente que eles não têm disponível em 2021 para crescer seu negócio.
Southeast estava a caminho de se tornar lucrativa em 2020, mas no novo plano isso não é mais possível.
O Worst-Case pinta um quadro ainda mais drástico com uma diminuição de 60% no ARR vs a Meta de 2020.
Dito isso, eu argumentaria que o cenário de pior caso pode estar fazendo cortes muito profundos nas despesas. Prevê-se que o Sudeste ainda terá $812k em banco até o final de 2020, após o qual o saldo começa a crescer. Isto é mais do que no Caso-Base, e mais do que a perda líquida do ano inteiro (que aqui equivale a saída de caixa líquida). Em outras palavras, a empresa poderia ficar estável durante todo o ano 2021 e ainda teria dinheiro em banco.
Antes de voltarmos e removermos uma demissão ou duas, vamos continuar nossa análise e ver se há outras mudanças que devemos fazer.
Visão Trimestral
Em seguida, eu analisaria ambos os cenários por uma perspectiva trimestral. É mais fácil para os olhos do que uma previsão mensal, mas fornece mais detalhes do que apenas uma visão geral anual.
Devemos analisar cada linha da tabela abaixo e nos perguntar: "Entendemos o que cada mudança significa?" Se não, revise e ajuste.
Por exemplo, entendemos que os custos de Suporte diminuem de $231k no Q1 para $200k no Q2 por causa das demissões que você é forçado a fazer.
Mas sabemos por que os custos de Hospedagem e Entrega de Serviços estão diminuindo? Analisando a previsão mais de perto, podemos ver que a hospedagem é prevista como uma porcentagem de sua receita. Quando sua receita é projetada para diminuir, seus custos de hospedagem também diminuirão. Na realidade, a relação pode não ser tão direta.
Vincular custos de hospedagem à receita é um bom método de previsão para uma empresa em crescimento perpétuo, mas e se você acabou de comprar um monte de instâncias reservadas que você não consegue desligar se houver menos clientes usando? Em outras palavras, seus custos de hospedagem podem na verdade não diminuir mesmo se seu uso diminuir (ou pelo menos não imediatamente).
Se mudarmos a fórmula de previsão de Hospedagem para nunca cair abaixo do seu menor custo mensal de hospedagem nos últimos três meses, a previsão trimestral fica assim.
A mudança no custo de hospedagem sozinha reduziu seu saldo de banco no final do ano de $812k para $705k. Isso é aproximadamente o custo de um funcionário para o Sudeste.
Visão Trimestral - Porcentagem de Receita
Analisar seus gastos como uma porcentagem de receitas é outra forma útil de normalizar suas previsões e torná-las mais comparáveis entre si.
Comparar os dois cenários aqui nos permite ver rapidamente que nosso gasto em Suporte é proporcionalmente semelhante em ambos os cenários. Após fazer o ajuste para custos de hospedagem mínima, podemos ver que os custos de hospedagem são na verdade proporcionalmente taxas de no cenário de pior caso.
Analise o resto das linhas para identificar qualquer valor discrepante. Por exemplo, é justificável ter 40% de sua receita gasta em Vendas e Marketing quando suas receitas estão desabando? Ou talvez você tenha que continuar gastando em V&M para conseguir atrair novos clientes?
Outras Coisas a Considerar
Aqui estão algumas outras considerações que podem melhorar seu potencial de fluxo de caixa mesmo ao dimensionar um novo negócio startup ou entrar em um novo mercado.
Empréstimos
Muitos de nossos clientes maiores e lucrativos utilizaram empréstimos ou linhas de crédito. Eles usaram esses fundos para manter uma almofada de caixa confortável enquanto investiam em vendas, marketing ou outras áreas do negócio.
A chave aqui é modelar suas opções para ver como isso impacta sua posição financeira.
Incluí uma guia de empréstimo no modelo financeiro para que você possa ver por si mesmo qual seria o impacto de fazer um empréstimo. Os pagamentos de principal fluem através de sua Folha de Balanço e são automaticamente levados em conta na projeção do saldo futuro da sua conta bancária. Da mesma forma, os pagamentos de juros fluem através de sua Demonstração de Resultados e reduzem sua Receita Líquida.
Solicite Prazos de Pagamento Mais Longos e Cobre Contas a Receber
Isso é tão padrão nas operações comerciais quanto possível. Seus fornecedores podem normalmente oferecer prazos de pagamento NET30 - peça NET60 ou NET90. Tente garantir que seus próprios clientes estejam pagando no prazo - você pode até oferecer um desconto de alguns pontos percentuais por pagamento antecipado.
Ofereça Descontos para Assinaturas Anuais
Uma ótima oferta é difícil de recusar — e garante receita do cliente por um ano inteiro. Esta é uma ótima maneira de incentivar clientes a comprar, aumentar seu fluxo de caixa e ter bastante tempo para ajudá-los a entender o valor de seu produto ou serviço.
Tome Decisões Estratégicas Com Previsão Precisa de Receita
Conservar caixa não significa apenas economizar em tudo que puder - embora você absolutamente tenha que fazer isso também. Você precisará analisar formas de trazer mais caixa para dentro, seja na forma de pré-pagamentos anuais, empréstimos ou negociação de melhores condições com fornecedores.
Dito isso, você não consegue virar uma chave para que seus clientes paguem anualmente, e as opções de financiamento nem sempre estão sobre a mesa durante tempos incertos.
O principal software de previsão financeira pode ajudá-lo a criar previsões precisas que levem em conta os cenários de melhor e pior caso planejamento de cenários.
Baremetrics' Forecast+ ajuda empresas SaaS e startups a prever com precisão previsões de receita através de modelos financeiros diversos que podem levar em conta tendências históricas, desempenho atual e cenários de pior caso. Ajudaremos você a tomar decisões mais estratégicas baseadas em fluxo de caixa realista, melhorando sua receita e estabilidade comercial a longo prazo.
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