Sumário
Como você sabe o que está funcionando em seu negócio e o que não está? Mesmo que tenha uma boa intuição sobre a empresa, como você sabe?
Acompanhar o que está funcionando e o que não está não é fácil, especialmente em um negócio de SaaS com mil variáveis. A análise de orçamento vs. real pode ajudá-lo a acompanhar o que está dando certo ou errado com mais facilidade, para que você possa agir.
Mas o que é orçamento vs. real, e como isso pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu negócio?
O que é Análise de Orçamento vs. Real?
Criar um orçamento para sua startup é essencial porque definir o caminho para os objetivos de sua empresa é um passo crítico para alcançá-los.
Criar um orçamento permite que você delineie para onde deseja ir. E dividir esse orçamento em meses (ou trimestres, se mês for muito granular) permite que você veja como chegará lá mês a mês.
Embora construir um orçamento sólido não seja fácil, é apenas metade do trabalho. A outra metade da equação é a execução. E a execução pode ser difícil.
Para ajudá-lo no caminho, você precisa de uma variedade de análises de variância. Uma das mais importantes é orçamento vs. real.
Componentes de orçamento vs. real
Orçamento vs. real compara o desempenho da empresa (os valores reais) com a meta definida (o orçamento) em períodos fixos.
Obter informações acionáveis de sua análise requer comparar os valores reais com os valores orçados com granularidade suficiente para ser útil na tomada de decisões. Você pode começar com os blocos significativos como:
-
Receita
-
Material ou custo de receita (para SaaS, isso inclui atendimento ao cliente e hospedagem)
-
Lucro bruto
-
Margem bruta (em %)
-
Outras categorias de despesas aplicáveis à sua empresa (ou seja, marketing, custos gerais e administrativos, P&D)
-
Lucro líquido
Para mais detalhes, vincule seus valores financeiros a métricas não financeiras que servem como blocos de construção para sua receita, ou seja, métricas de CRM como taxas de churn e conversão. Adicionar essas pode fornecer ainda mais insight sobre onde a empresa não está tendo o desempenho esperado.
As lacunas significativas devem ser analisadas em termos de valores absolutos e percentuais. Por exemplo, uma lacuna de 25% é enorme, mas não tem o mesmo impacto em uma linha de $100 quanto teria em uma linha de $500k. Concentre-se primeiro nas lacunas de alto valor, depois passe para desvios de menor valor.
Por que a análise de orçamento vs. real é crítica?
Com o orçamento (ou uma previsão), você definiu uma linha de base contra a qual pode medir seu desempenho real.
A análise serve a dois propósitos principais:
-
Mostra à liderança da empresa que a empresa está no caminho certo ou não.
-
Destaca áreas que requerem foco adicional.
Use Análise de Variância para Impulsionar Resultados
O sistema de relatórios da empresa deve ser robusto o suficiente para ajudar o time de gestão a ver o quadro geral e aprofundar-se nos detalhes.
As áreas que precisam de foco são geralmente aquelas com as variações mais significativas, seja isoladamente ou em comparação com outras métricas. Por exemplo, se seu custo de receita aumentar 20% em relação ao orçamento, mas seu Annual Recurring Revenue (ARR) também aumentar, o vínculo esperado entre os dois indica pouca causa para preocupação.
Por outro lado, se sua receita aumenta 5% mas suas despesas de vendas e marketing aumentam 50%, isso é motivo para investigação.
Esta metodologia se aplica a métricas financeiras e outras, como conversões, leads e métricas de topo de funil. A chave é primeiro estabelecer a linha de base para cada conjunto de métricas, seja em um orçamento ou uma previsão.
O resultado da análise de variância pode então determinar ações necessárias e próximos passos. A ação inicial pode ser simplesmente obter informações adicionais.
Por exemplo, com base em suas métricas de funil (ou seja, tráfego mais alto, custos de PPC crescentes), a receita recorrente mensal (MRR) deveria estar aumentando. Mas apesar desses aumentos, a MRR está estável. O primeiro passo pode ser investigar o que está acontecendo:
-
Você está direcionando o público errado ou um grupo demográfico não está em posição de se inscrever?
-
Ou seu copy não está convertendo por algum motivo?
Pode levar algumas semanas, ou até meses, de testes e ajustes para determinar a causa dos problemas. Porém, sem a análise de variância, saber por onde começar pode ser impossível.
Como Analisar Orçamento vs. Real para uma Empresa de SaaS
Matematicamente, análise de variância é bem simples; é apenas uma subtração e talvez alguns percentuais.
No entanto, sua avaliação dessas diferenças pode ser extremamente valiosa. Comece observando diferenças absolutas, mas não esqueça a importância dos percentuais.
Um aspecto essencial da análise significativa é construir uma linha de base de orçamento com a mesma estrutura que seu relatório real. Isso é simples em um sistema como Forecast+, enquanto relatórios manuais podem ser desafiadores. Mapear manualmente contas para linhas de P&L pode ser demorado e levar a erros.
Um exemplo usando Forecast+
Vamos ver o que aconteceu com uma empresa exemplo de janeiro a julho de 2019.
Acima da Margem Bruta
Primeiro, observe a receita de topo de linha. Orçamos $3,9 milhões em vendas e terminamos o ano com $4,08 milhões. Não é um superávit massivo, mas uma melhoria material ainda assim.
No entanto, rolando um pouco mais, vemos que não é apenas a receita que ficou acima do orçamento. O custo de receita também aumentou 9% em relação ao plano, enquanto as vendas aumentaram apenas 5%.
Infelizmente, estamos gastando demais com atendimento ao cliente em comparação com nossas expectativas iniciais.
Ou subestimamos nosso custo de receita, ou algo não está sob controle. Vários problemas poderiam causar esse desvio:
-
Talvez a experiência de integração do cliente não seja tão tranquila quanto deveria ser.
-
Talvez nossa equipe não esteja resolvendo eficientemente os problemas dos clientes. Podemos treiná-los melhor? Eliminar representantes com baixo desempenho? Fornecer procedimentos operacionais padrão (SOPs) melhores?
Seja qual for o motivo, esse desvio é significativo o suficiente para justificar uma investigação mais aprofundada.
No geral, o lucro bruto aumentou em $118k (+4%), mas a margem bruta está 1% abaixo do orçamento. Não é ruim, mas também não é ótimo. Por causa do maior nível de suporte, não conseguimos converter toda a receita adicional em margem.
Despesas e Lucro
Agora, vamos examinar o resto de nossas despesas e como elas impactam o resultado final.
As despesas gerais e administrativas (G&A) de 2019 foram aproximadamente 9% ou 44k acima do orçamento. Embora esse não seja um desempenho excepcional, não é um driver significativo do nosso desvio em relação ao orçamento.
O mesmo é verdadeiro para P&D (estou intencionalmente pulando V&M por enquanto). Com +1% em relação ao orçamento, é apenas um desvio menor, mas parece que temos problemas mais significativos.
Houston, temos um problema.
Temos algumas lacunas significativas em vendas e marketing (V&M), e ficar 385k (26%) abaixo da meta é massivo comparado aos nossos outros desvios. Precisaremos passar a maior parte do nosso tempo determinando as causas raiz aqui.
Observando as subcategorias de V&M, gastamos 30% a mais em publicidade e folha de pagamento de marketing do que planejado.
A grande questão a ser respondida é por que gastamos muito mais em V&M por um retorno tão pequeno.
A taxa não é visível na visualização, mas o retorno sobre o gasto em V&M é na verdade inferior a 0,5:1, significando que cada dólar adicional gasto em vendas e marketing gerou apenas $0,50 em receita.
Talvez isso seja um pouco simplificado, mas o problema é claro: não estamos convertendo vendas adicionais em renda líquida adicional.
No geral, impulsionado principalmente pela nossa lacuna em V&M, nossas despesas ficaram quase meio milhão acima do plano. Combinado com nosso lucro bruto ligeiramente maior, perdemos 329k adicionais em relação ao orçamento.
Principais conclusões de nossa análise
Como empresa de SaaS, receita e marketing são frequentemente a chave para a lucratividade. Uma vez que seu produto e equipe de desenvolvimento estão estáveis, mais vendas geralmente significam mais lucratividade, e a ressalva é que você não pode gastar demais gerando essas vendas.
Lembre-se de que a análise não é apenas para pesquisa. Use essas informações para impulsionar ações para reavaliar nossa previsão e resolver a causa raiz do nosso gasto excessivo.
Empresas SaaS em Crescimento Usam Forecast+
Ao construir um negócio, a velocidade é essencial. Reconhecer rapidamente que você está perdendo seus objetivos permite correções rápidas para tentar algo novo.
Ferramentas dedicadas como Forecast+ permitem a criação rápida e fácil dessas análises de variância. Detalhar das lacunas de alto nível para identificar áreas exatas de preocupação facilita as melhorias. Um dashboard flexível significa que você pode atualizar o que rastreia conforme aprende quais áreas do seu negócio precisam de mais atenção.
A integração adicional com sistemas contábeis como QuickBooks ou Xero permite importar dados automaticamente, criar previsões precisas e flexíveis e simplificar a análise de variância.
A análise de variância é o elo fundamental entre a visão do time fundador e o que está acontecendo no mundo real. Dados e sistemas são críticos para fornecer esse relatório rapidamente. Tempo gasto compilando dados e construindo planilhas para comparar seu real vs. orçamento não agrega valor.
Com Forecast+, a Baremetrics oferece as ferramentas para realizar análise rápida e significativa de variância de orçamento vs. real para seu negócio SaaS em crescimento. Essas ferramentas flexíveis de planejamento financeiro permitem que você se prepare para o que o futuro traz, não importa o quê.
Quando estiver pronto para colocar todas as métricas e análises do seu negócio em um único lugar, importe seus dados financeiros e de CRM no Forecast+ e agende uma consulta gratuita com nossos especialistas em SaaS na Baremetrics.
