Sumário
Em meados de janeiro fizemos nosso primeiro retiro como equipe. Como somos completamente remotos, essa foi a primeira vez que a maioria de nossa equipe se conheceu e trabalhou um com o outro pessoalmente. Vou levá-lo através de como planejamos e fizemos orçamento para a viagem, o que fizemos, o que funcionou e o que não funcionou.
Por que fazer um retiro?
pode ser usado por uma enorme variedade de pessoas diferentes e para muitos fins diferentes, eles começam perguntando aos usuários qual é o objetivo final para que possam evitar confusão, frustração ou tempo desperdiçado fazendo algo que leva ao resultado errado. crescimento da nossa equipe de apenas eu para 6 pessoas, com exceção de eu conhecer alguns membros da nossa equipe, ninguém mais havia feito mais do que conversar por vídeo um com o outro. E embora as conversas por vídeo funcionem bem para conversas rápidas, elas não dão uma grande sensação das personalidades de todos.
Fazer um retiro nos permitiu passar muito tempo juntos e aprender essas coisas.
Além disso, estar em um só lugar nos deu a oportunidade de realmente fazer brainstorm e planejar os meses vindouros, bem como resolver alguns problemas maiores de design, desenvolvimento e marketing.
Propósito: Descobrir o objetivo da viagem
Decidimos para este retiro que o usaríamos principalmente para trabalhar no mesmo lugar e enfrentar alguns projetos que seriam muito mais fáceis pessoalmente. Algumas empresas usam retiros como tempo para férias em conjunto, outras os usam principalmente para trabalhar. Optamos por seguir a rota "trabalho" já que raramente temos a oportunidade de fazer isso no mesmo local.
Localização: Como escolher para onde ir
Após tomar a decisão de fazer um retiro em janeiro, precisávamos escolher uma localização. O consenso geral era que todos queriam um lugar quente, considerando que seria inverno.
Isso basicamente deixou duas áreas: Sul da Califórnia e Sul da Flórida. As temperaturas médias em ambos os locais em janeiro são meados dos anos 70, o que era o melhor que poderíamos conseguir sem deixar o país.
Dado que estávamos fazendo um retiro focado em trabalho, ter uma ótima localização era crucial, já que passaríamos tanto tempo lá. A cidade real era menos importante (em retrospecto eu deveria ter dado mais ênfase à cidade, mas cobriremos o porquê em breve). Então fui ao AirBnB e HomeAway e comecei a procurar até encontrar um punhado de casas legais.
Fomos muito democráticos e deixamos todos votarem. A maioria venceu e acabamos com uma ótima casa em Palm Springs, CA.
A casa nos custou $4.200 por 7 noites.
Hospedagem: Escolhendo um lugar que funciona
O que faz um ótimo espaço para trabalhar por uma semana? Como aquela casa em Palm Springs foi útil para nós?
Espaço para dormir
Certifique-se de que tem espaço suficiente para todos terem sua própria cama, e se possível dê a todos seu próprio quarto. Não conseguimos fazer isso completamente na casa que escolhemos. Todos tinham sua própria cama, mas algumas pessoas tiveram que compartilhar um quarto.
Diversão
Certifique-se de que há coisas para fazer ao redor da casa para relaxar e limpar sua mente. Este lugar tinha uma piscina, banheira de hidromassagem, mesa de sinuca e mini golfe e todos definitivamente fizeram uso dessas coisas.
Espaço para se espalhar
Mesmo se você estiver fazendo um retiro focado em trabalho, a maioria das pessoas ainda gosta de ter um lugar onde possa se sentar e resolver coisas por conta própria.
Nosso aluguel tinha uma abundância disso. Kaegan até tentou um Prêmio Darwin trabalhando da banheira de hidromassagem. O tempo durante toda a semana foi perfeito, então muito tempo foi gasto com nossos pés apoiados do lado de fora trabalhando.
Cozinha
Cozinhar foi uma grande parte do retiro e uma ótima forma de passar tempo juntos. Tínhamos tanto uma cozinha interna quanto externa e passamos muito tempo (especialmente no café da manhã e jantar) cozinhando.
Certifique-se de que sua equipe se alimenta bem... não economize e compre porcarias baratas que deixam todos se sentindo mal.
Viagem: Levando todos até lá
Então após descobrir uma localização, o próximo passo foi levar todos até lá. Somos espalhados pelos EUA e Canadá, então descobrir todos os voos certos para levar todos até lá aproximadamente no mesmo tempo sem gastar uma fortuna poderia ter sido um enorme estressor.
Mas por sorte, existe um ótimo serviço chamado FlightFox que cuida de tudo isso para você.
Dei ao Alex (meu "Expert" do FlightFox) as cidades de todos e ele descobriu quais companhias aéreas e quais voos funcionaram melhor.
Todos estávamos agendados para chegar em aproximadamente uma hora um do outro, e com exceção de alguns atrasos de voo, todos chegamos bem próximos.
Aqui está um detalhamento do que gastamos em voos de onde cada membro da equipe voou:
- Birmingham, AL – $335
- Lexington, KY – $664
- Denver, CO – $491
- Santa Fe, NM – $411
- San Luis Obispo, CA – $327
- Vancouver, Canadá – $320
Sim, a passagem do canadense foi a mais barata. Suspiro.
Depois que chegamos ao aeroporto, fomos à moda das mães e alugamos uma minivan. Observação lateral: Eu amo minivans. Isso nos custou $418.
Como uma equipe gastamos adicionalmente $300 em táxis e estacionamento do aeroporto.
Total para viagem: $3.266.
Alimentação: Como planejar as necessidades alimentares de um time
O tema de comida foi inicialmente o maior fator de estresse para mim. Tínhamos 20 refeições para planejar, o que é um pesadelo quando você começa a considerar alergias alimentares, alimentos que as pessoas simplesmente odeiam, etc.
Percebi que estava pensando demais nisso e decidi ser bem mais flexível.
Emparelhamos todos em duplas para jantares cada noite e, se fosse sua noite para cozinhar, você escolhia a refeição. Depois saímos para comer em 2 das noites. Jantares: resolvido.
Isso deixou café da manhã e almoço. Para esses, simplesmente fomos ao supermercado e carregamos o que quer que alguém quisesse. Ovos, cereal, pão, bacon, linguiça, salada, frutas, vegetais, etc. Fizemos algumas idas ao supermercado durante a semana para reabastecer conforme necessário.
Acabou sendo bem descontraído e fácil. Então, não pense demais nisso. Todos vão se resolver.
No final, entre compras de supermercado e sair para comer, $1,260gastamos $30 por pessoa por dia.
Itinerário: Aproveitando ao máximo seu tempo
Optamos por fazer um retiro de 1 semana, especificamente de sexta a sexta. No geral, todos pareciam bem felizes com esse período. Muito mais tempo e acho que nos sentiríamos sobrecarregados, muito menos e teríamos perdido parte da utilidade.
Mas o que se faz faz durante um retiro?
Ter uma ideia geral antecipadamente e dar uma estrutura de alto nível ajuda muito. Planejei aproximadamente cada dia por "Manhã", "Tarde" e "Noite", mas não entrei em detalhes muito específicos, especialmente para a seção "Manhã", já que todos têm hábitos de sono um pouco diferentes.
Dia a dia
A maior parte de cada dia era apenas nós, como um time, trabalhando juntos no mesmo lugar. Intercalado nisso eu fazia reuniões 1 a 1, as pessoas tirariam pausas e iriam nadar ou ir à academia, conversaríamos sobre problemas de programação e design... coisas assim. O tipo de coisas que você faria em um ambiente de escritório.
Tenha cuidado para não agendar demais seu tempo.
Nós funcionou temos alguns horários agendados para coisas específicas, porém...
Lançamento
Na manhã do nosso primeiro dia completo, tivemos um kickoff do retiro. Fiz uma apresentação breve sobre todas as coisas que realizamos em 2014 e então nossas metas para 2015 e como as atingiríamos.
Todos saltaram com perguntas, sugestões e preocupações e resolvemos tudo isso. Fazer isso ajudou a colocar todos na mesma página para a semana.
Discussões
Alguns dias depois, tínhamos separado uma tarde para discutir alguns processos e problemas maiores da empresa. Coisas como descobrir uma forma melhor de lidar com bugs, formas de reduzir distrações no Slack, como gerenciar melhor o produto como um todo no Trello.
Gastamos algumas horas focados puramente nisso e conseguimos resolver muitas coisas que agora estamos implementando.
Grande projeto
Inicialmente não tinha intenção de fazer um grande empurrão de projeto, mas no início percebemos que estávamos realmente perto de ter nosso novo recurso Forecast pronto, então fizemos um empurrão de 1 dia e lançamos nossa Revenue Forecaster no meio da semana.
Teria cuidado ao fazer um projeto que leva a semana inteira para ser realizado, porém. Acho que provavelmente tiraria do time como um todo passar tempo se conhecendo e apenas se divertindo, já que todos estariam tão focados em concluir o projeto a tempo.
Hora de histórias
Cada noite, depois do jantar, alguém do time contaria sua história. Geralmente uma mistura da sua história pessoal, mas também como você acabou chegando à Baremetrics. Super descontraído e descontraído.
Quase todos mencionaram para mim depois que essa foi sua parte favorita do retiro e que ajudou muito a se conhecerem.
Sair de casa
Saímos para jantar em uma das noites e algumas pessoas saíram para receber massagens ou ir à academia, mas não fiz um bom trabalho colocando todos para sair de casa.
Acontece que Palm Springs tem muitas 2 coisas: campos de golfe e comunidades de aposentados. Nenhum dos quais era muito atraente e tivemos muito dificuldade em encontrar coisas divertidas para fazer.
Havia muito "ei, o que vocês querem fazer esta noite?" quando, olhando para trás, eu deveria ter pré-planejado algumas coisas para fazer.
Definitivamente vou mudar isso para a próxima vez.
Após o retiro
Depois que o retiro terminou e todos voltaram para casa, fiz uma pesquisa com todos sobre o que gostaram/desgostaram e o que fariam diferente na próxima vez.
Havia dois grandes aprendizados de todos:
1) Escolha um local com mais coisas para fazer
2) Saia e vá fazer essas coisas
Não era que eu estava forçando todos a trabalhar, trabalhar, trabalhar, é que não fiz um bom trabalho forçando todos a não sair. Então, da próxima vez vamos escolher um local com mais coisas para fazer e vou garantir que realmente saiamos e aproveitem isso.
Este foi nosso primeiro retiro, mas minha esperança é fazer um a cada 6 meses ou mais.
Total geral para este retiro foi $8.750, que é bem caro, mas na verdade ficamos abaixo do que tinha orçado ($10.000). Alugar uma casa única em vez de quartos de hotel separados economizou muito dinheiro. No final, foi inquestionavelmente digno da viagem e da despesa e começaremos a planejar o próximo em breve.
Você já fez um retiro para sua startup? O que funcionou ou não funcionou para você?
