Sumário
Primeiro, o que é um orçamento anual?
Um orçamento anual projeta a receita e despesas, ativos e passivos de um negócio, e sua posição de caixa durante um período de 12 meses. Orçamentos anuais também podem ser referidos como plano operacional, plano operacional anual ou plano operacional financeiro, dependendo da empresa.
Monitorar a variação entre seu plano operacional anual e o desempenho real do negócio é crucial para o planejamento e sucesso de longo prazo.
A forma antiga de criar orçamentos anuais
Você pode conhecer o ditado: "Para um homem com um martelo, tudo parece um prego".
De forma similar, quando se trata de qualquer decisão de negócio que envolve manipulação de números, chances são de que seriam realizadas em uma planilha.
Equipes de finanças têm abusado no uso de planilhas ao ponto em que quase todas as suas atividades (planejamento, orçamento e previsão) são feitas com planilhas. Aqui estão alguns dos principais desafios que essa dependência excessiva cria:
- Dificuldade na colaboração: Planejamento, orçamento e previsão exigem contribuição de quase todos os departamentos de uma organização. Com essa necessidade de colaboração vêm preocupações de segurança e desafios ao gerenciar acesso para múltiplos usuários.
- Controle de versão: Com múltiplas versões de um orçamento em circulação, pode ser difícil garantir que todos estejam trabalhando com a versão mais relevante (veja abaixo – parece familiar? 😅 )
- Links quebrados e outros erros: Erros humanos como entrada de dados incorreta ou uma fórmula incorreta são todos possíveis em planilhas. Um simples erro como deletar acidentalmente uma linha ou apagar uma célula pode arruinar uma planilha inteira (todos já passamos por isso). E sem um histórico de auditoria, torna-se difícil reconciliar para a última versão funcional com planilhas.
- Integração de dados: Integrar dados de outras fontes é difícil, demorado e manual. Por exemplo, trazer os valores reais do QuickBooks/Xero e comparar contra o orçamento é tudo feito manualmente em planilhas.
Como criar um orçamento anual usando Forecast+
Forecast+ foi criado tendo em mente os desafios mencionados acima.
Ele permite que os times usem dados históricos de métricas SaaS para prever crescimento de forma mais profunda e precisa em seu modelo de receita, criar métricas e fórmulas personalizadas, responder perguntas complicadas sobre coisas como headcount, runway e mais – tudo enquanto trabalham em um ambiente amigável ao usuário.
Em outras palavras, com Forecast+ os usuários podem:
- Fazer mais sem precisar contratar mais pessoas para a equipe de finanças
- Prever receita futura de forma detalhada usando dados históricos de métricas SaaS
- Reduzir erros ao eliminar planilhas, e muito mais!
Exemplos usando Forecast+
Forecast+ simplifica todo o processo de orçamento e previsão. Portanto, diferentemente das planilhas tradicionais, orçamento e previsão podem ser feitos usando os mesmos passos.
Idealmente, uma previsão de doze meses começando janeiro de 2025 é o orçamento para 2025 (embora possa haver uma exceção, que pode ser gerenciada usando Forecast+ também).
Uma vez que o orçamento é finalizado e aprovado pelo CFO, CEO e o Conselho, ele fica salvo em Forecast+ como um snapshot.
Painéis resumindo seus orçamentos usando gráficos e tabelas podem ser criados. Você pode apresentar esses painéis ao seu conselho ao invés de criar PPTs demorados.
Próximos passos:
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Uma vez que os livros são fechados a cada mês, o time Forecast+ pode atualizar os valores reais no modelo operacional para você, ou é tão simplificado e automatizado que você pode fazer também com o clique de alguns botões.
Uma vez que os valores reais são atualizados, o painel se atualiza automaticamente para lhe dar uma comparação de real vs orçamento dependendo do nível de detalhe e diferentes parâmetros que você gostaria de ver a análise de variação.
Novamente, tudo isto pode ser feito pelo time Forecast+ para você, sob sua orientação. Aqui estão alguns exemplos de relatórios extraídos de um orçamento atualizado vs valores reais.
1. Tabela P&L resumida - Orçado vs Real
2. Receita - Orçado vs Real
Para mais informações sobre como comparar seus dados de orçado vs real, confira nosso artigo: Orçamento vs. Real: Como usar análise de variância para impulsionar o sucesso do SaaS
Como construir orçamentos de base zero e orçamentos incrementais com Forecast+
Enquanto o orçamento incremental se baseia no orçamento ou valores reais do ano atual ajustando-se para aumentos/diminuições esperadas na receita e despesas, o orçamento de base zero prepara o orçamento para o próximo ano do zero (ou seja, do zero) analisando as solicitações de orçamento de cada função.
Enquanto o orçamento de base zero é demorado, ele ajuda na eliminação de despesas que não agregam valor.
Usando Forecast+, você pode adotar qualquer uma das abordagens acima para construir seus orçamentos. Você também pode fazer uma combinação de ambas as abordagens ao construir seu orçamento. Por exemplo, itens críticos podem ser orçados usando orçamento incremental enquanto itens não-críticos podem ser orçados usando orçamento de base zero.
À medida que você escolhe uma abordagem e começa a construir seu orçamento, tenha em mente que orçamento é mais eficaz quando feito colaborativamente com liderança e funcionários de nível inferior.
O processo de orçamento típico começa com a liderança descobrindo os seguintes drivers-chave:
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Cenários a serem definidos
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Suposições de aumento de capital/dívida
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Novos lançamentos de produtos, expansões geográficas, etc.
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Expectativas de receita, margens e lucro líquido de cima para baixo
Esses drivers podem então atuar como um documento orientador para outros departamentos basearem suas suposições de orçamento. Aqui estão alguns exemplos:
| Fase | Componente | Entradas | |
|---|---|---|---|
| Fase 1 |
Receita |
Consulte o time de vendas com avaliações realistas de receita para 2025 Benefício: o time de vendas pode ajudá-lo a estabelecer expectativas realistas para receita de vendas Aqui estão algumas formas de chegar à melhor estimativa: 1. Analise as taxas de crescimento mensal recentes alcançadas pela empresa e descubra a taxa de crescimento esperada para 2025. 2. Revise guias da indústria e outras publicações de especialistas que focam sua indústria. 3. Discuta as vendas esperadas com seu departamento de vendas |
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Fase 2 |
Capital Humano = Funcionários + Pessoal Contratado |
Consulte o time de RH/Chefe de Gabinete para criar um plano de contratação realista para 2025
I. Novas contratações planejadas entre times
2. Ciclo de avaliação e avaliação média esperada
3. Bônus pelo desempenho do ano passado
4. Qualquer função planejada para ser eliminada
5. Mudanças nos benefícios |
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Fase 3 |
Outras Despesas (além de marketing, RH e TI) |
Custos Variáveis: Alguns custos estão diretamente relacionados à receita. Normalmente, a margem bruta de um negócio não flutua substancialmente. Outras despesas são custos fixos como aluguel, seguro, aluguel de equipamentos e certos outros serviços adquiridos.
Estes são simples de orçar, pois na maioria dos casos são orientados por contratos.
No entanto, informações como novo aluguel, mudança de agência de seguros, novo aluguel de equipamento, etc., precisarão ser incorporadas ao modelo. |
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Fase 4 |
Despesas de Capital |
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Fase 5 |
Gastos com Marketing |
Apresente as suposições de vendas aos times de marketing e desenvolvimento de negócios para que elaborem um plano de marketing com os valores necessários |
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Fase 6 |
Gastos com TI |
Envolva o chefe de TI para:
1. Determinar assinaturas fixas de TI para chegar ao OpEx Fixo
2. Despesa de capital esperada na aquisição de novos ativos de TI |
Dica profissional: Mantenha seus membros da equipe informados!
Vale a pena repetir: Ao criar um orçamento, sempre consulte, receba informações e compartilhe atualizações com os diferentes times que contribuem para o orçamento.
Isso garantirá que os números orçados não apenas sejam realistas, mas também mais precisos. Envolver funcionários no processo de orçamento cria um senso de propriedade e motivação para atingir os objetivos estabelecidos. Isso também ajuda com análise de variação no futuro. Se você criar seu orçamento sem sua equipe, corre o risco de desmoralizá-los ao criar números que são irrealistas e, portanto, desmotivadores de alcançar.
Conclusão
Orçamento não precisa ser uma experiência dolorosa no Excel. Com o toolkit certo e informações de sua equipe, pode ser eficiente e até emocionante.
Procurando uma forma melhor de criar seu orçamento para 2025, mas ainda não está usando Forecast+? Agende sua consulta gratuita com nossos especialistas em finanças hoje.
