Sumário
Como diz o ditado, 'Se você não planeja, está planejando fracassar'. Isso resume a importância de um orçamento anual.
O objetivo do orçamento anual é fornecer as ferramentas necessárias para tomar decisões operacionais sobre sua empresa e responder a perguntas como:
- Qual é nossa meta de vendas?
- Quantos funcionários a mais podemos contratar?
- Quando devemos buscar nossa próxima rodada de financiamento?
- Quais são nossas metas para CAC, churn, crescimento orgânico, MRR/ARR?
- Qual é nossa runway de caixa em diferentes cenários (ou seja, caso base, melhor e pior caso para os próximos 12 meses)?
- Alguma despesa que não agrega valor pode ser evitada usando orçamento com base zero?
- O excesso de caixa pode ser utilizado para pagar dívidas e economizar em despesas de juros?
Neste artigo, discutiremos as razões mais importantes pelas quais sua equipe deve estar criando um orçamento anual, a diferença entre planejamento, orçamento e previsão, bem como três técnicas de orçamento anual que iniciantes podem usar para começar.
O que é um orçamento anual?
Um orçamento anual projeta receitas e despesas, ativos e passivos, e posição de caixa para uma organização, geralmente para um período de 12 meses. Os orçamentos anuais também são conhecidos como plano operacional, plano operacional anual ou plano operacional financeiro.
Os orçamentos anuais, como o nome sugere, são preparados uma vez por ano, seja para um ano civil ou um ano fiscal (se o ano fiscal for diferente do ano civil).
Monitorar a variação entre o orçamento anual/plano operacional e o desempenho real dos negócios fornece insights sobre o ambiente de negócios e o bem-estar financeiro completo da empresa.
Geralmente, o planejamento e análise financeira (FP&A) é a equipe dentro da função de finanças de uma empresa que impulsiona todo o processo de orçamento.
O FP&A normalmente se sincroniza com os chefes de cada departamento para formar um orçamento departamental em vez de criar um orçamento por conta própria. Isso é essencial pois coloca responsabilidade e prestação de contas nos departamentos pelos números e planos que apresentaram.
Por que os orçamentos anuais são importantes para empresas de assinatura?
O modelo de negócio de assinatura é diferente de outros modelos em que os clientes devem pagar um preço recorrente em intervalos regulares para acessar um produto ou serviço. Esses podem ser pagamentos semanais, mensais ou anuais.
Um dos aspectos principais para construir um negócio de assinatura bem-sucedido é não apenas atrair clientes, mas atrair assinantes leais que provavelmente manterão sua assinatura por um longo período.
Ao criar um orçamento anual para sua empresa SaaS ou de assinatura, mantenha os seguintes fatores em mente:
Fatores macroeconômicos
Visão de longo prazo
A visão de longo prazo de uma empresa, ou missão, comunica seus valores como organização. Esses valores então se desenvolvem em objetivos e estratégias que são a base dos orçamentos sendo elaborados.
Como exemplo, aqui está nossa visão de longo prazo na Baremetrics:
Nosso propósito é ajudar os empresários de SaaS a alcançar seu propósito, expandir seus negócios e prosperar.
Seremos o campeão das empresas de SaaS globalmente, impulsionaremos a inovação e forneceremos o melhor serviço ao cliente possível. Nossos clientes nos verão como um parceiro inestimável e não como uma ferramenta.
Para fazer isso acontecer, projetamos e construímos os melhores produtos do mundo para descobrir insights, resolver e automatizar os problemas comerciais comuns enfrentados por nossos clientes.
Com base em nossa visão, orçamos adequadamente as seguintes ações na segunda metade de 2022:
- Contratamos talentos sênior em engenharia para completar nossa integração com Forecast+ Finance
- Criamos um processo interno para validar e comunicar ideias para novos recursos, projetos e afins, de modo que nosso trabalho coletivo se alinhe com nossa visão focada no cliente.
- Contratar um Gerente de Contas para construir relacionamentos com nossos clientes e proativamente abordar quaisquer lacunas no conhecimento e adoção do produto (ainda em progresso)
Gestão de fluxo de caixa: Não é segredo que para expandir uma empresa de SaaS, os líderes de negócios precisam considerar o fluxo de caixa. Um fluxo de caixa ruim significa capital limitado para criar oportunidades de crescimento. Também pode ameaçar a capacidade de uma pequena empresa manter as operações diárias. Orçar o fluxo de caixa fornece à empresa insights sobre suas necessidades de caixa e ajuda a determinar uma alocação eficiente de caixa.
Para uma visão completa do seu fluxo de caixa e orçamento operacional geral, recomendamos construir um modelo financeiro de 3 demonstrações com Demonstração de Lucros e Perdas, Balanço Patrimonial e Demonstração de Fluxo de Caixa.
Tomada de decisão: O orçamento pode ser usado como um benchmark interno que ajuda líderes e a equipe a responder constantemente a pergunta: o que estamos fazendo está nos levando para onde queremos ir? Além disso, os orçamentos fornecem à liderança as informações necessárias para supervisionar o planejamento, monitoramento e controle das atividades dentro da organização. Esta abordagem de cima para baixo também ajuda os executivos a comunicar suas expectativas para o próximo ano.
Orçamento de cenários (Orçamento Base, Objetivo e Melhor Caso): Orçar para diferentes cenários (pense em COVID-19, inflação, recessão, etc.) envolve mapear diferentes futuros possíveis para o próximo ano, bem como como você reagirá a eles.
Mapear diferentes cenários ajuda você a ter uma noção de como as forças externas podem impactar financeiramente seu negócio.
Você precisa ter planos em vigor para reagir a esses diferentes cenários, de modo que toda a organização almeje o melhor, mas esteja preparada para o pior.
Afinal, parte de ser uma empresa ágil significa antecipar as forças do mercado antes que aconteçam e ter um plano em vigor para evitar possíveis problemas enquanto aproveita novas oportunidades. Ter um orçamento ajuda a quantificar esses planos.
Gestão de partes interessadas: Os orçamentos fornecem aos investidores e ao conselho (se você tiver um) expectativa do desempenho dos negócios no ano que virá, fornecendo respostas a perguntas como as seguintes:
- Onde e como os fundos serão gastos?
- Como será sua trajetória de crescimento nos próximos 12 meses?
- Quais são seus planos de contratação e capacidade de contratação?
- Quando e com qual nível de receita e despesas a empresa ficará sem caixa? Quando você levantará novos fundos – capital ou dívida?
- Quais são os objetivos organizacionais? KPIs? Como eles serão rastreados? Quando os funcionários recebem um bônus?
Fatores micro
Gestão de despesas
Os negócios de assinatura precisam gerenciar cuidadosamente suas despesas para se tornarem lucrativos.
A gestão e redução de despesas podem ser alcançadas seguindo orçamento baseado em zero, onde o orçamento começa do zero e todas as despesas são avaliadas e devem ser justificadas para serem aprovadas no orçamento. Isso elimina despesas que não agregam valor ou não são necessárias de forma alguma.
Orçamento de marketing e receita: Definir o orçamento de marketing correto junto com o orçamento de receita ajuda o time de marketing a planejar suas campanhas de marketing, CPA alvo e CAC alvo com antecedência.
Análise de variação Orçado vs. Real: As análises Orçado vs. Real comparam como a empresa se desempenha (os valores reais) com a meta definida (o orçamento) em períodos fixos. A análise de variação fornece insight sobre onde a empresa não está se desempenhando como deveria. Os orçamentos são sua linha de base definida contra a qual você pode medir seu desempenho real e, portanto, crítica para ser definida como ambiciosa, mas realista.
Planejamento vs Orçamento vs Previsão
Planejamento, orçamento e previsão são todos drivers significativos para crescer de forma sustentável. O planejamento inicia as coisas e continua durante toda a vida do negócio. O orçamento funciona em um nível mais granular e projeta os próximos 12 meses. A previsão estima as projeções financeiras futuras de uma empresa com antecedência e de forma a apoiar o planejamento.
| Critérios | Planejamento | Orçamento | Previsão |
|---|---|---|---|
| Definição | Planejamento é um esboço estratégico dos objetivos financeiros de um negócio, geralmente para os próximos três a cinco anos. | Um orçamento projeta receita e despesas, ativos e passivos, e posição de caixa para uma organização, geralmente, por um período de 12 meses. | Previsão estima as projeções financeiras futuras de uma empresa analisando dados históricos e se ajustando aos ambientes de mercado atuais. |
| Período de tempo | 3 a 5 anos | 12 meses | Previsão contínua dos doze meses subsequentes ao final de cada período (o período pode ser um mês ou um trimestre). Isso também é chamado de previsão contínua. |
| Objetivo e propósito | Alinhar a missão, visão e objetivos de longo prazo do negócio e desenvolver planos de ação para alcançá-los. | Alocação e utilização ótima de recursos e fundos disponíveis para alcançar os objetivos estratégicos do negócio. Criar um orçamento permite que você delineie para onde deseja ir. Dividir esse orçamento em meses (ou trimestres, se por mês for muito granular) permite que você veja como chegará lá mês a mês. | A previsão avalia se o orçamento será atingido ou não. Também identifica riscos e oportunidades chave para o orçamento e quantifica seu impacto. |
| Frequência | Como é um esboço estratégico, geralmente é fixo. | Anualmente | Geralmente, mensal ou trimestral |
Técnicas de orçamento
Existem vários métodos de criação de orçamentos, mas os mais utilizados por iniciantes são:
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Orçamento incremental
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Orçamento baseado em zero com abordagem de baixo para cima
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Abordagem de cima para baixo
1. Orçamento incremental
Orçamento incremental é um método no qual o orçamento do próximo ano é preparado baseando-se nos valores reais do ano anterior após ajustes pela inflação e outros fatores incrementais
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É rápido de fazer e um processo relativamente simples.
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Com Forecast+ as informações estão prontamente disponíveis e podem ser extraídas automaticamente do seu software de contabilidade (Xero ou QuickBooks), portanto, é necessária análise quantitativa muito limitada.
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É apropriado em circunstâncias estáveis. Por exemplo, o valor de despesas de escritório gasto em um ano é improvável que seja significativamente diferente no próximo ano, então tomar o gasto real no ano um e adicionar um pouco pela inflação deve ser uma meta razoável para o gasto no próximo ano.
2. Orçamento baseado em zero combinado com abordagem de baixo para cima
- Orçamento baseado em zero requer que cada elemento de um orçamento seja reavaliado e receba uma reflexão renovada. Cada elemento é tratado como se estivesse sendo orçado pela primeira vez e é necessário que justifique sua inclusão no orçamento em termos do valor esperado a ser derivado de seu desempenho.
- Orçamento baseado em zero é demorado e requer participação ativa de todos os níveis em uma organização. No entanto, com Forecast+, os usuários podem atualizar suas entradas ao mesmo tempo, eliminando assim a necessidade de consolidação e uso de múltiplas planilhas.
3. Abordagem de cima para baixo
- Também chamado de orçamento 'autoritário' ou 'não participativo', pois é definido com pouca ou nenhuma participação dos funcionários e gerência baixa/média.
- Geralmente é liderado e gerenciado de ponta a ponta pela equipe de FP&A, e reduz o tempo e a participação necessários dos funcionários em geral na organização. Uma abordagem top-down pode ser seguida em organizações recém-formadas ou quando o negócio é muito pequeno, com a alta administração tendo todos os detalhes necessários das operações do dia a dia da empresa.
Conclusão
Construir um orçamento abrangente e operacionalmente focado requer muito trabalho para configurar, mas os benefícios são críticos para fazer seu negócio crescer.
É por isso que empresas SaaS e de assinatura em crescimento confiam em Forecasting+ by Baremetrics. Forecasting+ integra-se com QBO e Xero para trazer automaticamente seus dados reais a cada mês. Depois, com seus dados atualizados, crie os orçamentos, modelos, cenários e outros painéis que você precisa em alguns cliques.
Para se adiantar no seu orçamento anual de 2023, agende uma consulta gratuita de Forecast+ hoje.
