Sumário
Gerenciamento de projetos. É um termo amplo que pode significar muitas coisas para muitas pessoas em várias indústrias. Cada empresa aborda projetos de sua própria maneira; cultura da empresa sempre desempenhará um papel na dinâmica da execução do projeto. Mas muito provavelmente, empresas SaaS com gerenciamento de projetos forte medirão o sucesso de qualquer projeto pela forma como prazos, orçamentos e expectativas são atendidos. Considere o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos da sua empresa um processo a ser aprimorado. Com os sistemas corretos em vigor, seus projetos funcionarão de forma suave e eficiente, eliminando suposições e má comunicação, levando a um produto mais forte e confiável.
Monte sua equipe
Em qualquer filme de roubo, sempre há aquela cena de montagem em que o personagem principal monta o esquadrão. Há o motorista, o nerd da tecnologia, o fraudador, o homem da direita, e o líder. Nesses filmes, o líder sempre traz o melhor do melhor, e com essas pessoas no lugar, o roubo é executado com facilidade. Ao encabeçar qualquer projeto, monte sua equipe com a precisão e previsão de um criminoso. Quem é seu designer, seu desenvolvedor, seu profissional de marketing? E quem está coordenando todos eles, seu gerente de projetos? O gerente de projetos certo é crucial; essa pessoa é responsável por impulsionar o fluxo de trabalho da sua equipe. Se você colocar as pessoas certas nas funções corretas, um projeto funcionará perfeitamente simplesmente por todos fazerem sua parte. Certifique-se, porém, de prepará-los para o sucesso. Traga todos os stakeholders certos para o projeto desde o início e concorde sobre os objetivos e metas principais desde o começo. Certifique-se de que toda a equipe tenha clareza sobre suas funções e responsabilidades.
Estabeleça expectativas
Como mencionado, é importante estabelecer metas-chave para qualquer projeto desde o início. Certifique-se absolutamente de que cada membro da equipe possa responder a estas perguntas:
- Qual é o resultado final? Quando tudo estiver dito e feito, o que você está entregando? Isso pode parecer simples, mas é importante estabelecer para que todos saibam exatamente onde está a linha de chegada.
- Qual é o orçamento? Nem todos os projetos terão orçamentos monetários, se forem internos, mas às vezes é importante fazer orçamento de recursos, não apenas dólares. Por exemplo, quantos funcionários podemos designar para o projeto?
- Qual é o cronograma? Estabeleça-o e planeje adequadamente.
Se possível, comunique excessivamente esses itens.
Coloque sistemas em vigor
Seus projetos funcionarão apenas tão bem quanto os sistemas que você implementou. Existem dezenas de ferramentas disponíveis para ajudar seus projetos funcionarem como um relógio. Software existe para ajudar seu cronograma, sua comunicação, seu rastreamento de tarefas. Use o que funciona melhor para você. Mas nem mesmo o melhor software pode ajudá-lo se sua equipe não estiver na mesma trilha. Inversamente, você pode executar seus projetos com nada mais do que notas adesivas se todos estiverem trabalhando como parte da mesma máquina. Assim como todos precisam conhecer as expectativas de um projeto, eles devem estar usando os mesmos sistemas durante toda a vida útil de um projeto. Antes de iniciar qualquer projeto, estabeleça esses sistemas para sua equipe.
- Uma "fonte de verdade" – seja um documento ou uma ferramenta de software, este é um lugar para todos consultarem as metas, funções e responsabilidades, e um arquivo de notas e documentos relativos ao projeto
- Uma ferramenta de rastreamento de tarefas
- Um método de rastreamento de seu KPIs – a maioria dos projetos está vinculada a essas metas para sua empresa, então sua equipe deve saber como seu projeto está impactando-as.
- Documentação de métricas e metodologias – isso apenas tornará os projetos futuros mais fortes
- Uma estrutura de reunião que funciona para sua equipe. Talvez você se reúna todos os dias para se atualizar sobre o progresso, talvez seja toda semana. Mas torne-o consistente.
- Um roteiro de projeto – para que todos saibam para onde você está indo, e quando
Entregue, entregue, entregue
Depois de ter estabelecido uma equipe forte, deixado as expectativas claras e deixado seus sistemas funcionarem como deveriam, tudo o que resta a se preocupar é entregar seus resultados finais. Se você foi diligente em manter seus sistemas de gerenciamento de projetos, não há necessidade de estressar esta parte do processo. Quando seu prazo chegar, você deve ter confiança de que seu gerenciamento de projetos resultará em um resultado final forte e de alta qualidade.
Claro, com cada projeto, o obstáculo inesperado pode aparecer, desviando seu cronograma ou confundindo seu fluxo de trabalho. Nessas instâncias, um gerente de projetos bem-sucedido está lá para direcionar a equipe de volta aos trilhos, comunicar-se claramente com todas as partes envolvidas, e organizar um debriefing pós-projeto para ajudar a equipe a aprender com os erros e melhorar os processos para o próximo projeto.
