Sumário
Como Fundador, você tem a mão em tudo o que é imaginável, desde papelada legal até contratação, gerenciamento de produtos, suporte e tudo mais. Você é puxado em todas as direções por todos que têm suas informações de contato e se sente obrigado a perseguir cada coelho em que pensa. Mas uma das lições mais difíceis de aprender é que "ocupado" não é igual a "produtivo".
Todas essas coisas aleatórias em que você tem a mão, todos esses coelhos que você persegue em nome da "tração" não são necessariamente as coisas mais importantes em que trabalhar naquele momento. E isso pode ser um erro crítico.
A questão aqui é que descobrir quais são essas coisas "mais importantes" pode parecer tentar avistar um unicórnio dançando breakdance sobre um arco-íris duplo.
O que você provavelmente já tentou antes
A linha de pensamento típica aqui é que a solução é de alguma forma classificar as coisas (mentalmente ou de outra forma) com base no que é mais impactante e partir daí. Mas o fato é que não é prático e tem muito overhead mental. Certas coisas podem não ter impacto direto alto, mas ainda são necessárias e não podem ser adiadas para tempos mais convenientes (eba impostos!).
O outro extremo aqui é ter apenas uma lista de tarefas simples sem nenhuma prioridade, mas isso é muito básico e o deixa sentindo-se sobrecarregado.
O que você precisa é algo que seja rápido de adicionar e não o sobrecarregue com todas as coisas que precisam ser feitas. Mostrar tudo o que existe não ajuda ninguém. Mostrar o que está disponível e importante dado seu contexto atual? Excelente.
Para conseguir isso, eu uso OmniFocus. Mas como eu o uso sem ficar sobrecarregado? Fico feliz que tenha perguntado.
O sistema para fazer as coisas acontecerem
OmniFocus é uma daquelas ferramentas que, à primeira vista, parece absurdamente complexa. Mas vamos deixar claro aqui... uso talvez 10% de seus recursos. Então, fique comigo. Meu pequeno sistema aqui realmente não é tão complicado.
Apesar de todos os recantos do OmniFocus, há apenas duas seções que você precisa conhecer: Contextos e Projetos.
Vamos dar uma olhada nessas duas coisas e depois entrar em como as peças se encaixam em um nível prático.
Contextos
No OmniFocus, existe o conceito de "Contextos". Estes podem ser qualquer coisa: um lugar, situação, mentalidade... o que for.
Estes são meus Contextos:
- Aguardando — Tarefas que estão aguardando outra pessoa ou algum evento antes de eu poder prosseguir.
- Início — Para quando estou em casa fazendo tarefas não relacionadas ao trabalho.
- Escritório — Para tarefas específicas do trabalho.
- Recados — Quando estou fazendo recados.
- Um dia — Coisas que gostaria de fazer um dia. Principalmente um catch-all para não esquecer de ideias aleatórias.
- GTD — Para tarefas de Revisão Diária (das quais falarei em breve)
Você pode ir muito detalhado com os Contextos, mas prefiro mantê-los em um nível mais alto.
Contextos são a maneira de responder à pergunta: "O que devo estar fazendo agora, dada minha localização/situação/mentalidade atual?"
Projetos
Projetos no OmniFocus são simplesmente coleções de tarefas, mas há uma pequena coisa que as torna realmente poderosas: o tipo.
de projeto Você pode criar projetos Paralelos ou Sequenciais.
Projetos Paralelos são o equivalente de um grande balde de tarefas onde você pode escolher e selecionar itens para fazer aleatoriamente.
Projetos Sequenciais são feitos apenas em ordem. Isso significa que há apenas uma tarefa disponível para você naquele projeto em um determinado momento e você não pode fazer as outras até ter concluído a tarefa anterior. E isso é glorioso. Vamos cobrir por quê momentaneamente.
Você não precisa colocar tudo em um Projeto, mas se alguma tarefa de nível superior exigir mais de uma ou duas etapas, normalmente crio um projeto para isso.
Tarefas, afazeres, itens, ações…chame como quiser
Que aplicativo de tarefas seria completo sem coisas para faz?!?!
Adicionar um item ao OmniFocus é muito fácil, mas há algumas coisas que você deve configurar, pois isso manterá as coisas muito mais organizadas.
- Ação — A ação que você precisa tomar
- Projeto — Qual projeto está associado
- Contexto — Em qual contexto deve ser exibido (consulte a nota abaixo)
- Data de adiamento — Quando ocultar a tarefa até (consulte a nota abaixo)
- Data de vencimento — Quando você absolutamente precisa ter isso concluído
- Notas — Quaisquer notas, links, anexos que você precise para concluir.
Com o OmniFocus, cada novo item deve ter um Contexto. Caso contrário, você acaba com um aplicativo de tarefas genérico muito caro. Adicionar um Contexto tem o benefício de você não ver essa tarefa específica do escritório quando está saindo para fazer recados, por exemplo.
Agora, e se você tiver uma tarefa que sabe que não precisa nem pensar novamente até o próximo mês? É para isso que serve a "Data de adiamento". Quando você define isso, o OmniFocus nem mesmo mostrará o item até essa data, mantendo sua lista de tarefas organizada e limpa!
O poder oculto de projetos sequenciais e datas de adiamento
A chave para manter a sanidade ao construir uma startup é tirar tudo da sua cabeça. Você esquecerá as coisas. Todos os dias. Então você se enlouquecerá tentando lembrar a coisa que esqueceu. Pare com isso. Coloque no OmniFocus assim que pensar nela e nunca mais pense novamente até chegar a hora de fazer.
Projetos sequenciais são uma coisa linda porque apenas mostram a tarefa em que você pode realmente trabalhar agora. Eles estão mostrando o próximo bocado do elefante…não o elefante inteiro.
Datas de adiamento têm um efeito semelhante, pois ocultam o item até que seja realmente relevante.
Reunindo tudo na Revisão Diária
Tenho falado sobre muitos pedaços e peças diferentes do OmniFocus e o processo que uso. Vamos reunir tudo em como isso funciona em uma base diária.
Cada manhã, antes de fazer qualquer coisa , faço uma Revisão Diária.
Tenho um Revisão Diária projeto configurado que inclui seis itens que preciso concluir antes de qualquer outra coisa. Normalmente os faço em ordem, mas não é necessário (está configurado como um projeto Paralelo, por sinal). Tenho um contexto "GTD" que uso apenas para este projeto.
- Revisar Calendário — Isso é para me lembrar de qualquer reunião ou ligação que eu tenha.
- Processar Caixa de Entrada do Trello — Usamos o Trello religiosamente e muitas vezes há coisas que precisam ser revisadas antes de poderem continuar avançando. Fazer isso primeira coisa da manhã significa que minha equipe também pode continuar avançando.
- Processar Caixa de Entrada do Intercom — Usamos o Intercom tanto para suporte quanto para emails automatizados e geralmente há alguns tickets/emails que precisam de uma resposta minha.
- Processar Caixa de Entrada de Email — Tento manter minha caixa de entrada de email vazia e a chave para isso é não usá-la como lista de tarefas. OmniFocus tem a ferramenta Clip-o-Tron para Mail no OS X que torna muito simples criar itens a partir de seus emails.
- Verificar se todos os projetos têm uma Próxima Ação — Você sempre deve saber qual é o próximo passo em um projeto, caso contrário, você precisa "pausar" o projeto até estar pronto para retomar. Sem uma próxima ação, ele ficará lá para sempre e você se sentirá mal consigo mesmo.
- Marque como prioridade as ações de hoje — A última coisa que faço é passar e "marcar" itens que planejo fazer hoje. Qualquer coisa que estiver marcada é feita e se eu terminar todos os itens marcados, então posso passar para outros itens.
A configuração aqui é que o projeto "Revisão Diária" está definido para se repetir a cada dia útil. Então você marca a caixa de seleção "Concluir ao completar a última ação" do projeto e ele ocultará os itens até amanhã! Magia!
A Revisão Diária é crucial porque é o momento em que você planeja seu dia. É seu tempo para ser proativo em vez de reativo. Você decide o que precisa ser feito com base no seu contexto e quando algo é devido, e você faz. Simples assim.
