Sumário
Embora faturamento e cobrança sejam processos nos quais um vendedor emite documentos de vendas para um comprador quando comparados um ao outro, a diferença significativa entre os dois processos é bem clara e simples.
Este artigo explicará faturamento e cobrança em detalhes, bem como compartilhará as melhores práticas de faturamento para pequenos negócios.
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Faturamento vs. Cobrança
Faturamento é um processo no qual um vendedor emite um documento comercial para um comprador solicitando pagamento. Este documento mostra todos os produtos e serviços prestados, o pagamento devido e os detalhes de contato do comprador e do vendedor.
Uma fatura serve como uma solicitação de pagamento para termos de pagamento especificados e geralmente é emitida após a entrega do serviço ou produto adquirido. Uma fatura também representa crédito porque o vendedor só receberá dinheiro em uma data futura.
Por outro lado, uma conta é um documento de vendas que detalha o pagamento de um cliente pela compra de produtos ou serviços prestados. Geralmente é redigida para servir como comprovação legal de que uma transação ocorreu entre o comprador e o vendedor.
Uma conta geralmente é usada em negócios nos quais o cliente paga pelo produto ou serviço antecipadamente, incluindo restaurantes, negócios de assinatura e varejo.
Cobrança, por outro lado, é o processo de emitir um documento de vendas que é usado como comprovação legal de transação e geralmente é feito para pagamentos únicos antecipados. Em contraste, faturamento é emitir um documento de vendas que serve como uma solicitação de pagamento por produtos ou serviços vendidos a crédito. O faturamento pode ser feito para pagamentos recorrentes e únicos.
Se você ainda está usando planilhas e painéis básicos para monitorar e gerenciar seu fluxo de caixa, não apenas está operando de forma ineficiente, mas também provavelmente está deixando dinheiro sobre a mesa.
As ferramentas avançadas de análise e relatórios da Baremetrics oferecem um meio acessível, rápido e flexível para garantir que você mantenha e otimize o fluxo de caixa do seu negócio SaaS.
Nossa plataforma faz todo o trabalho pesado para você, "automatizando inteligentemente" números sem sentido para descobrir a verdadeira visão geral.
Um painel cristalino oferece uma visão holística de suas despesas, lucro e fluxo de caixa previsto para períodos específicos. Tudo isso permite que você identifique rapidamente inconsistências, elimine desperdícios desnecessários e modele com maior precisão o futuro do seu negócio SaaS com base em múltiplos cenários.
Quais são as melhores ferramentas de faturamento disponíveis?
O faturamento pode ser estressante; criar a fatura, enviá-la e acompanhá-la pode levar muito tempo. Ainda mais estressante são as faturas recorrentes que eventualmente custam dinheiro no futuro.
Uma multiplicidade de software de faturamento pode ajudá-lo a enviar faturas e gerenciar o processo com eficiência. O software de faturamento pode economizar muito tempo e dinheiro. Com todos os seus pagamentos sendo gerenciados por um pacote de software, você nunca perderá um pagamento.
Se você está considerando software de faturamento, aqui estão alguns dos melhores pacotes para seu negócio.
Wave é software de faturamento baseado em nuvem que se adequa a pequenos negócios. Com Wave, pequenos negócios podem criar, personalizar, enviar e rastrear faturas em um único lugar.
Outros recursos exclusivos do Wave são agendamento automatizado, lembretes de pagamento automatizados e muitas integrações úteis de software. Wave é grátis para usar e possui versões para Android e iOS.
Xero é software de contabilidade especial que permite usuários ilimitados e oferece suporte 24/7. Com Xero, você pode criar faturas personalizadas e profissionalmente projetadas, configurar faturas recorrentes e automatizar lembretes de pagamento de faturas personalizados para seus clientes.
Você pode criar e enviar faturas para seu aplicativo móvel e permitir que seus clientes paguem online via cartão de débito e PayPal. Xero informa quando suas faturas são abertas e permite que você envie faturas em massa, o que eventualmente ajudará você a economizar tempo. Xero funciona com uma assinatura mensal.
QuickBooks é software de contabilidade intuitivo baseado em nuvem que permite organizar todas as suas finanças comerciais em um único lugar. Com QuickBooks, você pode criar e enviar recibos e faturas personalizados, agendar pagamentos recorrentes e realizar transações em várias moedas.
Você também pode rastrear despesas e lucros, bem como gerenciar seu imposto sobre vendas. QuickBooks funciona em várias plataformas digitais, permite sincronizar em seus dispositivos e armazena automaticamente seus dados na nuvem.
O software de faturamento é apenas o começo. Dê uma olhada no melhor software de previsão financeira disponível no mercado hoje.
Faturamento para modelos de assinatura recorrente de SaaS
Quando se trata de sistemas de pagamento de negócios, o faturamento é bem diferente para assinaturas recorrentes de SaaS. Faturamento é uma solicitação de pagamento emitida após um vendedor ter entregue um produto a crédito, e o pagamento deve ser liquidado em uma data futura.
Para assinaturas de SaaS, o cliente concorda com uma assinatura de contrato eletrônico, seja o cliente uma empresa ou um indivíduo. As assinaturas são cobradas em um intervalo recorrente, como mensal ou anual, e os clientes podem cancelar a qualquer momento sem penalidade ou taxa. Se um cliente cancelar antes do final de sua assinatura pré-paga, geralmente é reembolsado.
Quando é apropriado fazer faturamento?
Enviar faturas para seus clientes às vezes é um assunto delicado para donos de negócios. Ao decidir o momento apropriado para enviar uma fatura, você pode decidir enviá-la logo após um trabalho, mas isso pode ser inconveniente se você estiver ocupado com vários trabalhos.
Se você decidir esperar, você corre o risco de prejudicar seu fluxo de caixa. Alguns outros negócios adotam faturamento antes do trabalho, e essa abordagem tem seus benefícios, mas o que acontece se o escopo do trabalho aumentar?
Os negócios geralmente enviam faturas de uma de duas maneiras:
1. Antes do início do trabalho: Existem algumas situações em que faz sentido faturar um cliente. Geralmente é chamado de pré-pagamento ou solicitação de depósito. Aqui estão alguns cenários típicos em que você deve faturar um cliente antes que o trabalho seja concluído.
- O cliente em questão tem um histórico de pagamentos atrasados: Nessas situações, faz sentido solicitar um pré-pagamento para proteger seu negócio.
- O trabalho requer a compra de materiais e equipamentos: Você pode decidir assumir o custo, mas pode ser mais seguro obter algum compromisso financeiro do cliente.
- O trabalho é um grande contrato comercial: Antes de se animar, solicite um depósito para selar o compromisso do cliente.
2. Após a conclusão do trabalho: Faturamento quando o trabalho foi concluído é a prática mais comum em serviços comerciais. Muitos clientes preferem pagar após a conclusão do trabalho. Aqui estão algumas situações em que é apropriado faturar um cliente após a conclusão do trabalho.
- É um trabalho único e o cliente está no local (faturamento no local): O faturamento desta forma funciona bem se você está apenas começando seu negócio. Para fazer essa abordagem funcionar para você, você deve discutir seus termos de trabalho com seu cliente e garantir que ele saiba qual será o custo após a conclusão do trabalho. Prepare uma fatura oficial com antecedência e facilite o pagamento dos clientes com cartão de crédito.
- Serviços mensais recorrentes: Muitos negócios fazem faturamento mensal para contratos comerciais recorrentes. Este método de faturamento é ideal para clientes e empresas que não desejam processar múltiplos pagamentos a cada mês. Para aplicar este sistema de forma eficaz, confirme os termos de pagamento com o cliente com antecedência. Esta informação deve ser adicionada como parte da cotação antes que o cliente aprove o primeiro serviço.
Quando você deve fazer uma assinatura mensal?
Muitos negócios favorecem modelos de assinatura mensal porque é lucrativo e oferece crescimento de receita a longo prazo. Ao considerar esses benefícios, considere também se é a melhor opção para sua empresa e clientes.
As assinaturas mensais funcionam bem para negócios de serviços que os clientes usam com frequência e o serviço é atualizado frequentemente, por exemplo, Netflix e HubSpot. Uma assinatura mensal também funciona bem para negócios que vendem consumíveis ou produtos licenciados que podem ser usados por um tempo limitado, por exemplo, caixas de assinatura.
A inovação é crítica para negócios de assinatura para garantir a lealdade do cliente e sua continuidade. Se o serviço nunca melhorar, o uso diminuirá e as receitas fantásticas cairão.
A de tempo de vida do cliente é uma métrica que prevê quanto um cliente gastará em seu produto durante todo o seu relacionamento com sua empresa. Melhora a cada renovação de assinatura e abre mais oportunidades para venda cruzada em outros serviços.
Baremetrics é uma ferramenta de monitoramento de métricas de negócios que funciona como um painel para seu negócio. Você pode ver RRM, RRA, VLT, total de clientes e muito mais diretamente no seu painel Baremetrics. Basta conferir esta conta de demonstração aqui.
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Qual é mais demorado?
A emissão de faturas é geralmente mais demorada do que o modelo de negócio baseado em assinatura. Embora algumas empresas adotem etapas para reduzir as restrições de tempo em torno da emissão de faturas, alguns contratempos inevitáveis, como requisitos legais e regulatórios, devem ser considerados ao criar o layout de uma fatura.
Enviar uma fatura em múltiplos formatos e garantir que o layout permaneça o mesmo em muitas plataformas é estressante. Quando os clientes não liquidam faturas, seu fluxo de caixa pode ser seriamente prejudicado. O processo de fazer um cliente liquidar sua dívida pode deixar seu negócio enviando repetidamente lembretes por e-mail.
Nas assinaturas mensais, os clientes já estão conectados ao serviço e desfrutando do valor que ele agrega. Após a aquisição inicial de clientes, onde o cliente geralmente teve a chance de experimentar o serviço, uma vez que o cliente opte pelo serviço, ele precisará renovar sua assinatura para continuar usando o serviço.
Desde que seu negócio inove constantemente e ofereça novos recursos com base no feedback do cliente, os clientes permanecerão conectados ao serviço e desfrutarão dos benefícios da renovação automática.
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Qual gera mais receita?
Tanto a emissão de faturas quanto as assinaturas mensais geram receita para as empresas que as adotam. Há um potencial de receita incrível para empresas que adotam emissão de faturas ou assinaturas mensais. O sucesso dependerá de como a administração dirige o negócio.
Um negócio de assinatura mensal geralmente fornece serviço digital e prende os clientes a longo prazo. Há muitas oportunidades para fazer venda adicional e venda cruzada de outros produtos e serviços além da assinatura mensal.
Após a fase de avaliação inicial e o registro dos clientes para um serviço, eles geralmente são colocados em um contrato de renovação automática. Na emissão de faturas, as empresas prestam serviços a crédito e as empresas correm o risco de as dívidas dos clientes chegarem aos milhares, mesmo quando há lembretes automatizados para clientes. A emissão de faturas sofre muitos requisitos legais e regulatórios que podem atrasar os pagamentos, ao passo que uma assinatura mensal não.
Você pode evitar completamente a emissão de faturas?
A emissão de faturas pode ser evitada se seu negócio vende registros de conferências, licenças, taxas ou pagamentos para agências governamentais. No entanto, se seu negócio vende bens ou serviços, a emissão de faturas é inevitável. A emissão de faturas é um meio de criar um acordo legalmente vinculativo que documenta os serviços prestados a um cliente e os termos de pagamento devido.
Se a transação for entre dois negócios, o vendedor é obrigado por lei a fornecer uma fatura. Uma fatura não é a mesma coisa que um recibo: o primeiro cria um acordo de vendas, enquanto o último é para reconhecimento de pagamento.
Quando é a emissão de faturas absolutamente necessária?
A emissão de faturas é sempre necessária se seu negócio incorrer em dívidas no curso de venda para clientes. Uma fatura assinada servirá como um acordo juridicamente vinculativo de que o cliente concordou em pagar por um produto ou serviço. A fatura também fornece detalhes do trabalho sendo realizado e o cronograma de conclusão do trabalho.
Como lidar com a emissão de faturas: Oito etapas para lidar com a emissão de faturas de forma eficaz para seu SaaS
Lidar eficientemente com faturas pode ser um ingrediente essencial para o sucesso do seu negócio SaaS. Um sistema de emissão de faturas eficiente não apenas garante que o dinheiro continue chegando, mas também o ajuda a rastrear vendas e manter registros precisos para declarações fiscais e previsões de vendas futuras. Como você pode lidar efetivamente com a emissão de faturas para sua empresa SaaS? Aqui estão 8 etapas que você pode adotar.
1. Certifique-se de que sua fatura é clara e direta.
Mantenha todas as informações facilmente visíveis para que, quando o cliente der uma olhada no documento, ele possa simplesmente navegar no processo de pagamento. Remova jargão e informações desnecessárias; esta é uma forma segura de ajudar o cliente a fazer pagamentos rápidos.
2. Certifique-se de que é legível e incorpora a identidade da sua marca.
Uma fatura da sua empresa não é apenas um documento típico—é representativa da sua marca. Como tal, sua identidade e valores de marca devem estar alinhados com todas as palavras e formatação do documento. Aproveite qualquer oportunidade para lembrar seu cliente do que é ótimo sobre sua marca.
3. Coloque a data correta e o número de referência.
Com todas as idas e vindas de múltiplas faturas, como você acompanha o cliente? Use datas e números de referência para organizar e comunicar suas faturas com seu cliente e seu pedido interno.
4. Certifique-se de que a fatura tem os termos de pagamento, valor de pagamento e data de vencimento corretos.
Outro grande passo para manter as coisas claras para o cliente é incluir os termos de serviço, data de vencimento e valor total. Esta prática garante que todos estejam na mesma página.
5. Esclareça cada item da fatura.
A clareza para seu cliente é uma parte vital da transação—uma chance de explicar o valor que você forneceu ao cliente enquanto mostra transparência em seu processo de emissão de faturas.
Lembre-se de mantê-lo simples ainda; não envie uma lista massiva de itens. Mantenha-o curto e direto. Se o cliente tiver mais dúvidas, ele certamente entrará em contato com você.
6. Dirija a fatura à pessoa correta.
Não é suficiente simplesmente incluir o nome da empresa no endereço. Você também deve anexar o nome da pessoa que supervisionou o trabalho. Seja uma pequena empresa ou uma grande, fazer isso adiciona um toque amigável.
7. Use e-mails para enviar faturas e ative "comprovantes de leitura".
Envie a fatura para o e-mail do seu cliente, pois é um dos métodos de comunicação mais estáveis e diretos disponíveis. Use "comprovantes de leitura" para confirmar que suas faturas estão chegando à caixa de entrada do seu cliente. Muitas ferramentas de emissão de faturas oferecem "comprovantes de leitura" e rastreamento de link. Isso funciona para mantê-lo informado sobre como seu cliente interagiu com seu e-mail.
Confira estas ótimas dicas sobre como aproveitar ao máximo seu Stripe ou PayPal dados.
8. Automatize tarefas recorrentes de emissão de faturas
Muitas ferramentas contábeis simplificam os procedimentos de emissão de faturas ajudando você a executar automaticamente algumas tarefas essenciais. Serviços profissionais se beneficiariam muito disso.
Algumas tarefas de emissão de faturas podem consumir o orçamento da empresa sem adicionar nenhum benefício extra. Use um conjunto completo de software de contabilidade para automatizar trabalho manual, economizar tempo e reduzir as chances de erro humano.
Dedique um tempo para entender os princípios de sua emissão de faturas, já que você sabe que é a última comunicação direta que você tem com seu cliente. Ajuste seu tom de voz e use um design elegante. Há mais benefício em cuidar adequadamente dos clientes atuais e antigos—eles são mais fáceis de impressionar do que prospectivos novos clientes.
Baremetrics monitora a receita de assinatura para empresas que geram receita por meio de serviços baseados em assinatura. O Baremetrics pode se integrar diretamente ao seu gateway de pagamento, como Stripe, e extrair informações sobre seus clientes e seu comportamento para um painel cristalino.
Baremetrics traz métricas, cobrança, ferramentas de engajamento e insights de clientes. Algumas das coisas que Baremetrics monitora são MRR, ARR, LTV, número total de clientes, despesas totais, Quick Ratio e muito mais.
